Teória obmedzení – nájdite vo firme najslabší článok a predbehnite konkurenciu

V predošlom článku som písala o riadení procesov a o tom, ako dokáže zavedenie procesov vo firme zmeniť chaos na poriadok, ale aj zvýšiť výkonnosť firmy a spokojnosť zamestnancov (plus duševnú pohodu majiteľov). Viete však, aké je tajomstvo ešte väčšieho rastu? Vylepšovanie procesov. Mať spísané, čo budeme ako robiť, je v skutočnosti len začiatok. Ozajstné zázraky sa odohrávajú až v druhej fáze – pri zlepšovaní procesov a zavádzaní zlepšovákov do praxe. Jednou z metodík, ako zlepšiť procesy vo firme, je tzv. teória obmedzení (z anglického Theory of Constraints, skrátene TOC).

Čo je teória obmedzení?

Hovorí sa, že každá reťaz je len taká silná ako jej najslabšie ohnivko. Takisto výrobný proces má len takú kapacitu ako jeho najmenej produktívna časť. Čo to znamená?

Skúsme si to nakresliť:

Predstavme si, že máme pracovnú činnosť, ktorá má viacero krokov, no nie každý krok sa vykonáva rovnako efektívne. Nižšia výkonnosť niektorého kroku spôsobuje obmedzenie (v angličtine bottleneck – hrdlo fľaše, ktoré obmedzuje prietok vody z fľaše), v ktorom sa hromadí práca čakajúca na spracovanie a posunutie do ďalšieho kroku. Zároveň, ak sú ďalšie kroky za obmedzením efektívnejšie, nedostávajú dostatok práce a idú čiastočne naprázdno – majú zbytočné prestoje.

Výsledkom je, že obmedzením v jednom kroku trpí produktivita celého pracovného reťazca.

A neproduktívne systémy vo firme znamenajú, že firma nedokáže dosahovať svoj hlavný cieľ: dlhodobé dosahovanie maximálneho zisku.

Možno si teraz hovoríte, že ale vy podnikáte preto, aby ste svojimi službami či produktmi pomáhali ľuďom. To je chvályhodné a potrebné – podnikanie určite nesmie byť len o peniazoch. Ale finančnú otázku nemožno zanedbať – ak budete stratoví, prídete o firmu a s ňou aj o šancu pomáhať. Aby firma fungovala a prinášala spoločnosti úžitok, musí byť zisková a musí vedieť uživiť svojich majiteľov a zamestnancov. Čím má väčšie zisky, tým viac môže rásť a pomáhať viac ľuďom (či už svojimi produktami alebo poskytovaním zamestnania). A väčšie zisky dosiahnete okrem iného zefektívňovaním procesov.

Ako sa zbaviť bottleneckov podľa teórie obmedzení?

Ako dokážeme vyriešiť problém s bottleneckmi a tým zvýšiť produktivitu celého reťazca? Podľa teórie obmedzení nám stačí 5 krokov:

1. Nájsť najväčšie obmedzenie systému.
2. Maximalizovať využitie tohto obmedzenia.
3. Podriadiť všetky ostatné činnosti a procesy obmedzeniu.
4. Odstrániť obmedzenie pre ďalšie zvýšenie výkonnosti systému.
5. Opakovať kroky 1 až 4 na ďalšom obmedzení v systéme.

Rozmeňme si tieto kroky na drobné.

#1 Nájdite najväčšie obmedzenie systému.

Zanalyzujte si proces a zistite, kde vzniká obmedzenie – kde sa hromadí práca? Ktorá časť pracovného procesu nestíha zvyšku?

Obmedzenia vo všeobecnosti môžeme nájsť na viacerých miestach:

1. Vo výrobných zdrojoch – nedostatočná kapacita strojov, málo personálu, chýbajúce financie, nedostatok materiálu/dielov pre výrobu… (Nedostatok výrobných zdrojov nastal napríklad na začiatku covidovej pandémie – pamätáte si, keď sa nestíhali vyrábať a hlavne dodávať čipy do áut, čo spôsobilo problémy v našich automobilkách?)
2. V marketingu – môžete mať dokonale vyladený výrobný proces, no ak máte málo objednávok, nebude vám to nič platné. Vaša firma bude stratová. (Je super, že máte reštauráciu s najlepšími tacos v meste, no ak o vás nikto nevie, neprežijete. Za marketingom a reklamou je celá veda, ktorú vás naučíme na našom kurze.)
3. V riadení, smerniciach, organizovaní – tvrdohlavý manažér, ktorý chce, aby boli veci vždy podľa neho, hoci by sa dali robiť lepšie? Zastarané smernice, ktoré nereflektujú, že doba a technológie pokročili? Pravidlá, ktoré sa dodržujú, lebo “sme to tak robili vždy”? Reporty, ktoré musia zamestnanci spisovať a odovzdávať, hoci si ich nikto ani neprečíta? Firma je predsa živý, dynamický organizmus! Musí sa vedieť prispôsobiť dobe a okolnostiam. Skostnatené štruktúry, ktoré nedovoľujú zamestnancom veci vylepšovať a kreatívne myslieť, sú cestou do pekla.
4. V čase – čas dodania produktu alebo služby je jedným z kľúčových faktorov, ktoré majú vplyv na spokojnosť zákazníka a mal by byť čo najkratší. Zvykli sme si, že keď si objednáme z internetu tričko, máme ho doma do 2 dní. Dnes sú všetci netrpezliví – otočte tento fakt vo svoj prospech. Podniknite kroky, aby procesy vo vašej firme prebiehali čo najhladšie a najrýchlejšie, čím urýchlite odovzdanie.
5. V postojoch ľudí – “zamestnanci sú najdôležitejším aktívom každej firmy” nie je len fráza z manažérskej príručky. Ak sa vaši ľudia cítia nedocenení, nespokojní či pracujú v napätej atmosfére, nebudú podávať stopercentné výkony. Vytvorte im pozitívne prostredie, v ktorom nemusia riešiť neisté zajtrajšky či firemné intrigy a uvidíte, koľko energie ušetria v prospech produktívnych činností.

Keď si proces rozpitváte, pravdepodobne zistíte, že obmedzení je v ňom hneď niekoľko. Vašou úlohou je nájsť to, ktoré efektivitu procesu limituje úplne najviac – jeho vyriešenie bude mať najväčší pozitívny dopad na produktivitu celého procesu.

#2 Využite obmedzenie na maximum jeho kapacity.

Ak ste doteraz o tomto obmedzení nevedeli, pravdepodobne nefunguje na 100 %. Upravte jeho prácu tak, aby začalo bežať na maximum bez toho, aby ste museli pridávať zdroje, alebo robiť zmeny v štruktúre ostatných častí. (Výhodou tohto kroku je, že pracujete s tým, čo už máte – šetríte zdroje.) Stačí takáto úprava, aby prestalo byť obmedzením a začalo stíhať prácu, ktorú mu posielajú predošlé články v procese? Ak áno, super! Prejdite na krok 5. Ak nie, pokračujte krokom 3.

#4 Podriaďte obmedzeniu ostatné procesy a činnosti.

Ak obmedzenie stále nestíha, potrebujete mu prispôsobiť jeho okolie. Nezabudnite, že pracujete s tým najväčším obmedzením, ktoré najvýraznejšie limituje produktivitu vášho procesu. To znamená, že ide o najdôležitejší krok, ktorému treba podriadiť všetko ostatné.

Odľahčite mu a presuňte časť práce z obmedzenia na iné súčasti systému. Zabezpečte, aby mu z predošlých krokov prichádzala práca vo forme, ktorá mu umožňuje pracovať najrýchlejšie. Zároveň treba dávať pozor, aby nasledujúce kroky v procese dokázali naplno fungovať s takým množstvom práce, ktoré im prichádzajú z miesta, kde je obmedzenie. Vďaka tomu získate ideálnu vyťaženosť.

Podarilo sa vám obmedzenie vyriešiť? Ak áno, prejdite na krok 5. Ak nie, pokračujte krokom 4.

#4 Odstráňte obmedzenie.

Ak nepomohli predošlé dva kroky, obmedzenie, s ktorým pracujete, je naozaj vážnym problémom a vy musíte pristúpiť k drastickejším a rozsiahlejším zmenám. Možno budete musieť zvýšiť kapacitu obmedzenia tým, že mu pridelíte zdroje navyše (napríklad viac strojov, financií či ľudí). A možno zistíte, že táto časť procesu je zbytočná a môžete ju zo systému úplne vylúčiť. Ak neprodukuje dostatočnú pridanú hodnotu na to, aby vám stála za spomalenie výkonu systému, nemá v procese čo robiť.

Opakujte kroky 1 – 4.

Keď ste sa úspešne zbavili obmedzenia a zvýšili výkonnosť celého procesu, nestačí sa potľapkať po pleci a povedať, že máte hotovo. Posilnili ste najslabšie ohnivko, no v tom momente sa štatút najslabšieho ohnivka presunie na tú časť, ktorá bola predtým druhá najslabšia. Opakujte kroky 1 – 4: nájdite nový najslabší článok a posilnite ho. A takto môžete vylepšovať donekonečna, kým nedosiahnete krásne vyladený, hladko bežiaci systém. Vyhnite sa zotrvačnosti – vždy je čo vylepšovať.

Teória obmedzení v praxi

Aby sme len neteoretizovali, ukážeme si teóriu obmedzení na niekoľkých praktických príkladoch. Predstavte si, že máte továreň na čokoládu.

Keď výrobu čokolády veľmi zjednodušíme, získame niekoľko fáz:

1. Dodávka surovín,
2. príprava surovín,
3. zmiešanie surovín,
4. dávkovanie čokoládovej hmoty do foriem,
5. balenie hotovej čokolády,
6. balenie do krabíc,
7. uskladnenie,
8. odovzdanie na rozvoz distribútorom.

Čo sa v tomto procese môže pokaziť? Veľa vecí, pre ilustráciu si vyberieme dva extrémne príklady.

Príklad 1:

1. Identifikácia obmedzenia: Práca na výrobnej linke sa začína o 7 ráno, ale stroje na zmiešavanie surovín dostávajú suroviny až o 8,30. Dodávka a príprava surovín trvá príliš dlho.
2. Maximalizovanie vyťaženia: Zamestnanci ráno natajnáša kávičkujú a cigaretkujú, čím znižujú efektivitu dodávania a prípravy surovín. Opatrenie: Kontrolujte, či sú zamestnanci na začiatku zmeny na svojich miestach a pracujú.
3. Podriadenie ostatných činností obmedzeniu: Sklad surovín je príliš ďaleko. Opatrenie: Presuňte sklad bližšie k hale s výrobnou linkou + na konci dňa pripravte palety so surovinami priamo k strojom, aby ste sa ráno nezdržiavali dodávkami.
4. Odstránenie obmedzenia: Kapacita zamestnancov nestačí. Opatrenie: Prijmite 2 osoby na oddelenia dodávok a prípravy surovín. Alebo sa môžete zamyslieť, či je nutné riešiť prípravu vo vašej továrni a neoplatilo by sa suroviny nakupovať od externého dodávateľa už spracované. To by vám odstránilo celý jeden krok v procese.

Príklad 2:

1. Identifikácia obmedzenia: Baliaca linka roztrhne staniol na každej 42. čokoláde. Tabuľky čokolády s nevyhovujúcim balením sa musia identifikovať a vrátiť do procesu na nové zabalenie, čo zvyšuje náklady na ľudskú silu, baliaci materiál a znižuje celkovú výkonnosť výroby, pričom opätovné balenie spôsobuje, že tabuľky čokolády sa začnú postupne hromadiť pred baliacim strojom.
2. Maximalizovanie vyťaženia: Skontrolujte, či nie je baliaci stroj pokazený a prípadne ho opravte. Ak je v poriadku, zvýšte rýchlosť baliacej linky, aby vyrovnala časovú stratu spôsobenú opakovaným balením.
3. Podriadenie ostatných činností obmedzeniu: Začnite nakupovať pevnejší staniol, ktorý viac vydrží.
4. Odstránenie obmedzenia: Nahraďte starý stroj novým, modernejším, ktorý bude mať 100 % úspešnosť balenia.

Teória obmedzení však nemá miesto len v továrňach a výrobných firmách. Uplatníte ju aj v prípade, že ste malá online firma a predávate napríklad e-booky. Obmedzením pre vás môže byť, že tvorba e-booku vám trvá veľmi dlho. Potom nemáte čas písať nové e-booky a propagovať tie, čo už máte.

Príklad 3:

1. Identifikácia obmedzenia: Príliš veľa času trávite tvorbou grafiky a zalamovaním e-booku do finálnej podoby.
2. Maximalizovanie obmedzenia: Každý e-book nahadzujete do grafického editora úplne od nuly, čo je veľmi prácne. Opatrenie: Vytvorte si v Canve šablónu, do ktorej budete zakaždým len nahadzovať text a obrázky. Vďaka šablóne nebudete musieť vymýšľať grafiku zakaždým nanovo a práca vám bude odsýpať rýchlejšie.
3. Podriadenie ostatných činností obmedzeniu: Grafika vám trvá tak dlho, lebo ju neviete robiť, nebaví vás a trápite sa s ňou. Opatrenie: Oddelegujte grafiku kolegovi, ktorý k nej má vzťah. Vy ste tvorca obsahu. Máte tvoriť obsah a nie sa bavkať s grafikou.
4. Odstránenie obmedzenia: Kolega má svojej práce nad hlavu a nestíha ešte aj zalamovať ebooky. Opatrenie: Nájdite si profi grafika. Budete mu síce musieť zaplatiť viac ako kolegovi, ale vďaka tomu, že sa vám uvoľní čas na “ziskovejšie” úlohy, budete si ho môcť dovoliť.

Aký dopad bude mať uplatňovanie teórie obmedzení na vašu firmu?

Obrovský! Vylepšovanie procesov má za následok rýchly rozvoj firmy.

• Zvýšenie zisku: S lepšou produktivitou prichádza ruka v ruke väčšia efektivita a nižšie náklady. Čiže vyššie zisky. A ako sme spomenuli na začiatku, s vyšším ziskom dokáže firma investovať viac do vlastného rozvoja, pomôcť viac zákazníkom a poskytnúť zamestnanie viacerým ľuďom.
• Rýchle zlepšenie: Ako sa hovorí, čomu venujete pozornosť, to rastie. Keď sústredíte všetku pozornosť na jednu kritickú oblasť (obmedzenie), ktorá má najväčší negatívny dopad na produktivitu, odstránením tohto negatívneho dopadu získate raketové zlepšenie.
• Zvýšenie kapacity pracovného procesu: Zvýšenie produktivity v najslabšom článku vedie k zvýšeniu produktivity celého procesu. Výsledkom je, že dokážete vyrobiť viac produktov a obslúžiť viac zákazníkov. Predstavte si, že pustíte vodu do záhradnej hadice, no vidíte, že voda z nej tečie veľmi pomaly. Skontrolujete celú dĺžku hadice a zistíte, že na nej stojí záhradné kreslo a škrtí jej prietok. Keď kreslo presuniete, voda zrazu začne striekať plnou silou. A presne takto funguje aj pracovný proces. Keď opravíte “priškrtené miesto”, “prietok” práce rapídne narastie.
• Zrýchlenie pracovného procesu: Menej prekážok znamená, že práca sa dá spraviť za kratší čas. Vyladený proces je rýchly proces – vylaďujte svoje procesy čo najviac a konkurencia vám nebude stíhať.
• Menšie množstvo inventára: Rýchlejší a hladší pracovný proces prinesie, že sa vám nebudú hromadiť rozpracované produkty v mieste obmedzenia, ale jednotlivé kroky v procese is ich budú pekne plynule podávať. Vďaka tomu budete mať naraz menej začatej práce čakajúcej na dokončenie, čiže menej kapitálu viazaného vo výrobnom materiále.

Ako vidíte, nepotrebujete rozmýšľať, ČI dokážete uplatniť teóriu obmedzení vo svojej firme alebo vo firme, v ktorej pracujete (keď sa vám podarí vylepšiť produktivitu vašej firmy, odmeny vás určite neminú!). Rozmýšľať treba len nad tým, KDE a AKO ju uplatníte.

A ak sa chcete prácu s procesmi naučiť komplexnejšie nenechajte si ujsť náš nový Kurz riadenia procesov. Naučíte sa, čo je to proces, aké činnosti sa dajú zachytiť do procesu, aké zložky by mal obsahovať, ako ho zakresliť do grafu a mnoho iného. Odmenou vám bude krásne vyladená, zdravá firma. A všetci vieme, že presne také firmy Slovensko potrebuje ako soľ.