Dokázali by ste zjesť slona?

Je štvrtok večer, v piatok sa chystáme na dovolenku. Mysľou mi lietajú myšlienky, čo všetko pred odchodom pripraviť, zabaliť a na čo nezabudnúť. Check-in na hoteli máme od 14:00. V hlave si predstavujem, že by sme mali vyraziť o 11:00, aby sme si užili už piatkové popoludnie v dovolenkovej destinácii… Realita – na hotel sme prišli o 18:30. Sakra! Kde sme zase spravili chybu, že sme mali 4,5 hodiny časový sklz? Niečo musíme robiť vážne zle, lebo takto začína každá jedna dovolenka a o nič lepšie to nebolo ani vtedy, keď sme nemali deti. Predtým, než vymením manžela a deti za akváriové rybičky, rozmýšľam, že dám tomu ešte šancu a budem hľadať riešenie. Poznáte to?

Projektový manažment – kde všade sa dá využiť?

Keď som zbadala kurz Projektového riadenia a jeho anotáciu, ktorá prezrádzala, že skoro všetko v našom živote je projekt a ako sa dá plánovanie projektov využiť nielen vo firme, ale aj v bežnom živote, bolo to jasné. Keď nepomôže tento kurz, tak už ani svätená voda. Myslíte, že pomohol? Vysvetlím. Aj toho slona.

Ráno som prišla na Kominársku ulicu. Na deviatu. Keď toto čítate, asi viete, že tu sa nachádza školiace stredisko IT Learning.
Sadnem za zapnutý počítač a zoznamujem sa s obsiahlym študijným materiálom, či kurz splní moje očakávania. Som milo prekvapená rozsahom, ktorý je naozaj rozsiahly! Pár minút pred deviatou prišiel lektor. Ideme na to.

Na úvod prezrádzame dôvody, prečo sme sa na kurz prihlásili. Zase sa tu stretla skupinka rôznorodých ľudí (projektová manažérka, asistentka, ale aj vedúci pracovník), každý z nás má iné motívy. Lektor vie, že to nebude mať ľahké.

Predstavuje sa nám aj on, ktorý sa 20 rokov venuje projektovému riadeniu. Okrem toho pôsobí aj ako konzultant a kouč, takže má mnoho skúseností nielen zo svojej praxe, ale aj z praxe svojich klientov. Už v úvodných minútach pozorujeme, ako dokonale ovláda problematiku.

Čo je to projekt?

Priznám sa, prvých 60 minút bolo náročných na pozornosť. Neveľmi záživná teória. Bolo nutné prehrýzť sa ňou, aby sme chápali súvislosti. Podrobne sme rozobrali len tie podstatné časti.
Najprv sme si vysvetlili, že projekt je jedinečný a unikátny súbor činností, ktoré sa odlišujú od rutinných činností nielen obsahom, ale aj cieľom. Projekt má svoj začiatok a koniec a je taktiež charakterizovaný jedinečnosťou, systémovosťou. Tiež neistotou a rizikom. Dá sa naň pozerať aj ako na snahu o dosiahnutie zmeny v rámci limitovaného času, obmedzených zdrojov a nákladov.
Projekt môže byť všetko od organizovania firemného večierku, vytvorenia nového e-shopu, expanzie na nové trhy, ale aj sťahovanie rodiny do iného mesta či dovolenka. Alebo plánovanie svadby.

V teórii i praxi každý projekt delíme na čiastkové úlohy a plánujeme ich trvanie a zdroje (ľudské, finančné, materiálové,…). Už počas fázy prípravy projektu významne pomáhajú projekt pripraviť rôzne vizualizácie budúceho priebehu a súvislostí – grafy, diagramy (Ganttov diagram, WBS, graf PERT, vývojové a sieťové diagramy,…). Ich používanie pri plánovaní a získavaní zdrojov pomáha prispievateľom predstaviť si nadchádzajúcu prácu, vedúcim tímu zabezpečiť dostatok zdrojov a tiež všetkým zainteresovaným vidieť projekt a jeho súvislosti z vtáčej perspektívy, čo zvyšuje angažovanosť a záujem.

Prečo potrebujeme metodiku?

Či ste projektovým manažérom v práci alebo doma, znamená to nájsť spôsoby, ako vykonávať prácu efektívne. Chceme prísť na dovolenku v plánovanom termíne? Základom je pripraviť a dobre naplánovať jednotlivé časti prípravy a priebežne ich vyhodnocovať.

Lektor nám vysvetlil, že cieľom projektového riadenia je udržať kontrolu nad špecifickými prácami potrebnými na to, aby projekt vyprodukoval požadovaný výsledok. Preto je dôležité nestrácať čas vymýšľaním teplej vody, ale oprieť sa o spoľahlivé a overené metodiky. Také ako PRINCE2, PMI, IPMA, KRITICKÁ REŤAZ (Critical Chain) a TOC – teória obmedzení.
Že neviete čo to znamená? Ani ja som nevedela. Na kurze sa tieto metodiky, ich rozdiely, kedy ktorú použiť,… preberajú veľmi podrobne.

Podľa štúdií tradičných metód projektového riadenia od Standish Group a ďalších z roku 1998, iba 44 % projektov zvyčajne skončilo načas. Zvyčajne projekty trvali 222 % pôvodne plánovaného času a potrebovali 189 % pôvodných rozpočtovaných nákladov. 30 % skúmaných projektov bolo zrušených pred dokončením. To bol stav z roku 1998. Skúsenosti z projektov a nové metódy tieto čísla postupne v nasledujúcich dvoch desaťročiach zlepšili, na kurze preberané metódy riadenia projektov nám ukázali ako na to.

Od teórie k praxi

Prelúskali sme sa teóriou a nasledovalo aplikovanie získaných poznatkov do praxe. Po každom krátkom teoretickom bloku k metóde sme riešili úlohy zamerané na nami vybraný projekt. Tým, že sme boli rôznorodá skupinka ľudí pochádzajúcich z rôznych profesií, boli aj naše projekty a riešenia úloh rôznorodé. Projekt organizácie podujatia – karnevalu na ľade, rozšírenie dátového skladu, migrácia e-shopu na novú platformu, ako nemeškať na dovolenku,… :). Pre mňa mimoriadne zaujímavé.

Ako to je s tým slonom?

Dokázali by ste zjesť slona? Nie, nejedná sa o etickú otázku (ochrancovia zvierat, kľudne si miesto slona predstavte 4 tonový vegánsky burger v bezlepkovej žemli). Lektor nám na tomto príklade demonštroval fakt, prečo je nutné veľký projekt rozčleniť na parciálne ciele. Tak je aj rozporcovaný slon ľahšie zjediteľný, aj projekt ľahšie zvládnuteľný. Jasné, však?

Na konci sme si ešte povedali zopár tipov k leadershipu a posilneniu mäkkých zručností. Toto ma veľmi bavilo.
Úprimne, kiež by kurz trval ešte o deň dlhšie, aby sme sa toho naučili ešte viac!

Viem už teoreticky ako plánovať dovolenku a predchádzať neskorému príchodu v jednotlivých etapách prípravy. Teraz už len odskúšať v praxi. 😀

názov kurzu:

Kurz projektového riadenia I. Úvod do projektového riadenia a projektového manažmentu

lektor:

Ing. Peter Vadkerti

+ kurz je vhodný pre všetkých, ktorí chcú v živote napredovať a zefektívniť svoj pracovný alebo osobný život
+ počas výuky sme dostali viacero tipov na zefektívnenie práce a soft skills, ktoré príjemne oživili priebeh kurzu
+ množstvo študijného materiálu – okrem vytlačeného materiálu sme dostali prístup do internej učebne, kde sme si mohli vyskúšať prácu s programom Trello
– úvodná časť kurzu bola náročná na koncentráciu z dôvodu rozsiahlej teórie, ale po prvej prestávke sa už prešlo k úlohám, ktoré držali dynamiku výučby