názov kurzu: Riadenie procesov
lektor: Peter Vadkerti
Riadenie procesov, alebo tiež procesné riadenie. Kedysi som si pod týmto pojmom predstavila výrobnú linku niekde v továrni, kde je každá činnosť vyšperkovaná do detailov a manažéri merajú na stopkách ešte aj čas, kým si zamestnanci odbehnú na záchod. Všetko v záujme absolútnej efektivity. Pre moju kreatívnu dušu čistý horor. Názor som však zmenila, keď mi procesy pomohli vyhnúť sa syndrómu vyhorenia.
Stretli ste sa už v praxi s moderným riadením, s projektovým manažmentom? S jeho nedostatkami? Asi ste sa pri pátraní po niečom lepšom dozvedeli i to, že procesný manažment je lepší, lebo tieto nedostatky nemá. Ako je to v skutočnosti s procesným manažmentom?
Keď sme vo firme, kde pracujem, začali riešiť procesy, bola som svedkom obrovského rozvoja. Každý po krátkom čase vedel, aké má úlohy, mal na ne zoznamy činností a ušetril kopu cennej rozhodovacej energie, ktorú vedel investovať užitočnejšie. Mne osobne procesy pomohli predísť vyhoreniu. Konečne som mohla bez stresu odísť na mesačnú turistickú dovolenku, lebo úlohy, ktoré som vedela dovtedy robiť v tíme len ja jediná, zvládla podľa spísaného procesu aj kolegyňa. Mohla som úplne vypnúť a nerozmýšľať, či sa firma bezo mňa zrúti.
Riadenie procesov možno nie je tá najvzrušujúcejšia vec na svete, no bývajú to práve procesy, ktoré delia zdravých podnikateľov a zamestnancov od vyhorených a v konečnom dôsledku úspešné firmy od skrachovaných. Ako sa hovorí: spokojná mama, spokojné deti. Vo firmách to platí podobne – ak sú majitelia a zamestnanci v pohode, firma funguje lepšie.
Preto som sa do tajov procesov rozhodla ponoriť trochu hlbšie – na novom (v IT Learningu) dvojdňovom kurze Procesné riadenie.
V čase kurzu som práve nemala cestu do Bratislavy, preto som sa kurzu zúčastnila online. Cez populárnu platformu Microsoft Teams. Stačilo pár klikov a o chvíľu som sa videla s lektorom a ostatnými účastníkmi na obrazovke.
Väčšina účastníkov bola z veľkých známych firiem – telekomunikácie, IT, výroba, služby – takže ako kreatívec z malej online firmičky som sa medzi nimi cítila trochu ako pankáčka. Je to však dôkazom, že procesy sú dôležité pre každú firmu – od tých s pár ľuďmi až po obrovské nadnárodné korporácie.
Zjednodušene povedané, proces je manuál, ako správne robiť konkrétnu činnosť. Cieľom je zabezpečiť, aby sa táto činnosť vykonávala vždy rovnako, predišlo sa chybám. Aby sa ideálne priradili personálne či výrobné kapacity a namiesto “hasenia” zbytočných problémov sa mohli zamestnanci sústrediť na rozvoj firmy či produktu.
Povedzme, že ste IT firma a prijali ste nového človeka. Aby ste pri onboardingu na nič nezabudli a zároveň spravili čo najlepší prvý dojem, potrebujete mať do detailov spísané, čím všetkým treba nového kolegu previesť.
Onboarding proces by mohol vyzerať napríklad takto:
Proces v tomto príklade je, samozrejme, veľmi zjednodušený. Ideálne by v ňom mali byť napríklad časové ohraničenia – po akom dlhom čase máme poslať zamestnancovi pripomienku, že treba podpísať dokumenty? Do ktorého priečinka na cloude – kam uložiť oskenované dokumenty? Akú formu má mať celofiremný e-mail s predstavením nového kolegu? Kto je “ownerom” procesu (osobou zodpovednou za správne vykonanie procesu) a – ide o tú istú osobu ako jeho vykonávateľ?
Chceme, aby sa zamestnanec musel rozhodovať čo najmenej, maximálne sa môže zamyslieť, či každý krok dáva zmysel a či by sa nedal zjednodušiť. Proces by mal byť naozaj podrobne popísaný, aby ho vykonávateľ mohol len nasledovať.
Na kurze sme neriešili len teóriu. Každý z účastníkov kurzu si vytvoril vlastný proces, s ktorým prichádza do kontaktu vo svojej práci, sformuloval ho do odrážok a rovno ho aj nakreslil v programe Microsoft Visio. Ako by vyzeral vyššie uvedený proces, keby sme ho preniesli do vizuálnej formy vo Visio?
Práca s Visiom je jednoduchá a s trochou cviku máte takýto diagram vytvorený za pár minút. Visio je navyše súčasťou balíka Office 365 (vlastne Microsoft 365), ktorý už možno máte zaplatený v počítači – stačí si všimnúť aj iné ikonky okrem Wordu, Excelu a PowerPointu. 🙂
Procesné riadenie (angl. Business Process Management – BPM) je prístup k riadeniu organizácie zameraný na popísanie a optimalizáciu procesov v organizácii s cieľom zaistiť skrátenie času vybavovania požiadaviek, spokojnosť klientov, kvalitu výrobkov, dodanie služieb atď. Spravidla býva najviac zamerané na výrobné procesy. Pracuje s poznatkami z oblasti techniky, ekonómie, marketingu, obchodu, až po psychológiu a ľudské správanie. Toľko jedna z definícií.
Súhlasíte, že ak chcete svoju firmu (a zisky) posunúť na nový level a ušetriť sebe a svojim zamestnancom kopu energie, je precízne popísanie procesov nevyhnutné? Čo ak vám dlhodobo ochorie kľúčový zamestnanec a nikto iný ho nebude vedieť zastúpiť? Vďaka dôkladne zachyteným procesom vám ubudne neuveriteľné množstvo starostí – ako podnikateľ/ka ich máte aj tak dosť.
Budete mať energiu na to podstatné: kreatívu, rozvoj firmy, stratégiu, zvyšovanie hodnoty existujúcich produktov a tvorbu nových. Čo je ale najdôležitejšie, ostane vám čas na ozajstný oddych bez toho, aby vám hlavou vírili pracovné veci.
Znie to dobre? Utekajte na kurz riadenia procesov! Dozviete sa, čo je to proces, čo by mal zahŕňať, prečo vám procesy prinesú konkurenčnú výhodu, čo je BPR a SWOT analýza, na čo sa používa tzv. Fishbone diagram či ako sa vysporiadať s tzv. bottleneckmi. Možno i to, kde stiahnuť bezplatne ARIS Express – perfektný nástroj pre príležitostných používateľov a začiatočníkov v oblasti procesného managementu.
A mnoho iného!
+ lektor s bohatými praktickými skúsenosťami
+ práca s procesmi z vlastnej praxe účastníkov
+ názorné obrázky a fotky s príkladmi, ako vylepšovať procesy
+ možnosť vyskúšať si prácu s programom MS Visio
– pár chaotických momentov zo strany lektora (ešte nemal vychytané muchy nového kurzu)
– nestihli sme si vyskúšať prácu s programom ARIS
autorom článku je: Katarína Kontrišová
Páčil sa vám článok? Pošleme vám podobné.
Aktivujte si okamžité zasielanie noviniek a článkov – už vám od nás nikdy nič neunikne. Môžeme vás okamžite informovať o aktuálnej akcii, novinke, špeciálnej kampani či zľave alebo novom článku na našom blogu. Akonáhle sa u nás v novinkách niečo zmení alebo pridá, do pár minút vám automaticky posielame email s odkazom na novinku na našu stránku. A odhlásiť sa môžete kedykoľvek. Nič neriskujete.
