12x tipy a triky vo Worde – 1. časť

Píšete motivačný list, či životopis a hľadáte šablónu, do ktorej by ste len vpísali svoje údaje? Potrebujete čas od času dať dokopy text, aby dobre vyzeral a poslať ho ďalej? Modlíte sa, aby vám šéf nedal písať sprievodný list k poslednému reportu? Alebo máte po kolegovi opraviť wordovský dokument? Kto už čosi z toho robil a občas robí, vie, že to nemusí byť ťažké, iba zdĺhavé. Ak poznáte Word, alebo ste v ňom aspoň trošku zorientovaní, ale chýba vám efektívnosť, náš mini-seriál „12x tipy a triky vo Worde“ vás posunie rýchlo vpred.

V trojdielnom seriáli o Worde prinášame najzaujímavejšie menej známe postupy, s ktorými sa stretnete pri práci v tomto textovom programe. Bežne nie sú v osnove našich kurzov, alebo s nimi pracujeme len v obmedzenom rozsahu. Veríme, že pomôžu pri práci s Wordom i vám…

Na efektívnu prácu vo Worde toho nepotrebujeme spravidla veľa. V zásade stačí vedieť o možnostiach Wordu, poznať štruktúru dokumentu, nejaké formátovanie, opravovanie textu, číslovanie stránok,… To ako základ naozaj stačí. V tomto článku sa však dozviete čosi viac.

Word a jeho svet

Predovšetkým poznámka na úvod: uvedené tipy nemusia fungovať vo všetkých verziách Wordu, prípadne sa môžu mierne líšiť nielen podľa verzie Wordu, ale aj jazykového nastavenia, operačného systému,… Veď len Wordov je k dispozícii osem (93-97, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 365) základných verzií, o jazykových mutáciách a operačných systémoch ani nehovoríme. Vo väčšine slovenských verzií tu uvedené tipy budú fungovať. Obrázky v článku sú z verzií Word365 – jar 2020 (v záhlaví motív kruhov) a Word 2019 (kaligrafický motív).

1. Kde nájsť vo Worde vzor pre dobrý životopis?

Šablóna pre životopis, do ktorej len vpíšete svoje údaje, sa nachádza vo Worde spravidla hneď na prvej obrazovke, keď Word otvoríte priamo z operačného systému. Tak ako vidno vyššie na obrázku vľavo. Ak už máte Word otvorený, k prehľadu šablón sa dostanete voľbou Súbor > Nové (na obrázku vpravo). Na obrázkoch pod týmto textovým blokom vidno ako vyzerajú obe situácie vo Word365.
Zobrazí sa celý rad šablón, nie jedna. Prvá šablóna s názvom Prázdny dokument je akoby čistý list, na ktorý stačí začať písať. V nej vytvoríme životopis síce tiež, ale kým dosiahneme žiadanú formu, potrvá to dlhšie. Okrem nej sú však k dispozícii vo Worde stovky rôznych šablón. Pomocou nich vytvoríme naozaj pekný životopis raz-dva.

Ak sa žiadna vhodná šablóna pre životopis v ponuke na prvej obrazovke neobjaví, vo verzii Word365 kliknite na Ďalšie šablóny a napíšte do vyhľadávacieho políčka slovo „životopis“, odklepnite. Vo Word 2019 napíšte „životopis“ priamo hore do vyhľadávacieho políčka.
Prehľad kategórie šablón životopisov s úhľadnými šablónami, ktorý Word zobrazí, je slušný. Jediná podmienka je byť pripojený k internetu, inak je ponuka zredukovaná len na šablóny uložené u vás v počítači.
Viaceré zo životopisov majú aj „partnera“ – so životopisom vizuálne graficky zladený Motivačný list. Stačí dvojklik na šablónu, otvorí sa vo Worde a už ju len vyplníte polia šablóny obsahujúce priamo nápovedu čo kam písať.

Vyplníme, uložíme (napr. klávesovou skratkou Ctrl+S), vytlačíme a pošleme. Ak ste presvedčený, že potrebujete papierovú formu.
V prípade, že posielate motivačný list a životopis v elektronickej podobe, wordovský formát nie je na poslanie najlepšia voľba. Pri otvorení sa môže prijímateľovi v jeho počítači pri iných nastaveniach dizajn vášho životopisu rozsypať. Životopis preto síce uložíme u seba najprv v bežnom formáte .docx, ale následne ho ešte exportujeme do formátu .pdf (karta Súbor > Exportovať > a vyberieme si .PDF). V starších verziách, ktoré možnosť Exportovať v položke Súbor nemajú, vyberieme Uložiť ako a v nej zvolíme formát ukladania .pdf.

Poznámka: Word predstaví trochu inú paletu šablón pri vyhľadávaní slova „životopis“ ako pri slove „zivotopis“. Slová „curriculum vitae“ a skratku CV nepozná, nestrácajte čas ich hľadaním.

Tip extra pre tvorivých: Je možné, že máte záujem o pozíciu s tvorivým prístupom. Vtedy spomínané šablóny určite nepoužite. Tým, že šablóny životopisov a motivačných listov z Wordu používajú desiatky, či stovky ľudí, v dave zapadnete. Pozrite na internete inšpiráciu, a ako človek kypiaci tvorivou iskrou siahnite radšej po Photoshope alebo InDesigne.

2. Vlastné pracovné prostredie vo Worde

Používate Word pri práci často? Prispôsobte si ho.
Napríklad ak používate často niektorý nástroj, ktorý nemá skratku (väčšina od roku 2016 má), umiestnite si nástroj na panel Rýchly prístup vľavo hore – tam, kde je ikona diskety na ukladanie súboru, šípka dozadu a dopredu. Jednoducho kliknite na nástroj na jeho pôvodnom mieste pravým tlačidlom myši a vyberte z kontextovej ponuky možnosť Pridať na panel s nástrojmi Rýchly prístup.

Word (aj Excel) obsahuje tiež nástroje, ktoré nie sú na inštalovaných pásoch s nástrojmi bežne dostupné. Napríklad preto, že väčšina používateľov Wordu ich nepotrebuje. Ak ich práve vy potrebujete, nájdete a nainštalujete ich cez Súbor > Možnosti > Panel s nástrojmi Rýchly prístup > Oblasť výberu príkazov. Zvoľte Príkazy, ktoré nie sú na páse s príkazmi a vyberte si z menej používaných nástrojov. Dvojklikom na nástroj v ľavom poli sa objaví aj v pravom poli, stačí potvrdiť svoju voľbu dolu tlačidlom OK a nástroj sa objaví vľavo v hornom riadku v ponuke Rýchly prístup.

Nástroje, ktoré si pridáte na panel vľavo hore, budete mať prakticky vždy poruke. Tak ako vidíte na obrázku.

3. Ako vytvoriť vlastnú kartu

Vlastná karta je forma prispôsobenia si pracovného priestoru, obmena predchádzajúceho tipu, ak vám panel Rýchly prístup nestačí.
V prípade, že používate často veľkú skupinu nástrojov a nechce sa vám neustále prepínať  medzi jednotlivými kartami, môžete si vytvoriť v menu vlastnú kartu, na ktorej si sústredíte svoje obľúbené nástroje.
Ako vytvoriť vlastnú kartu vo Worde? (Alebo v Exceli?)

Najlepšie je začať tým, že si vymyslíte názov karty (pokojne to môžu byť iniciály vášho mena). Následne si pripravte zoznam všetkých nástrojov, ktoré na nej chcete mať. Ten roztriedite do skupín tak, ako je napr. na karte Domov skupina (panel) s názvom Písmo (obsahuje nástroje na formátovanie písma), alebo skupina Odsek (obsahujúca nástroje formátovania odseku).

A poďme na to!
Kliknite na kartu Súbor, vyberte Možnosti > Prispôsobiť pás s nástrojmi.
Nad ľavým poľom si vyberte v hornej časti v Oblasť výberu príkazov vhodnú kategóriu nástrojov, z ktorej budete vyberať nástroje na svoju kartu. Ak potrebujete aj iné než bežne používané nástroje, zvoľte Všetky príkazy, inak postačia prednastavené Obľúbené príkazy.
Pod pravým poľom kliknite na Nová karta, následne kliknite i na Nová skupina a vytvorte si na karte potrebný počet skupín. Premenujte kartu a nové skupiny pomocou tlačidla Premenovať, alebo kliknite pravým tlačidlom myši do označenia skupiny Nová skupina (vlastná) a vyberte Premenovať. Môžete vybrať ikonu skupiny- zmenu v názve vykonáte v políčku pod ponukou ikon.

Z ľavého poľa vyberajte postupne kliknutím a potvrdením tlačidlom Pridať potrebné nástroje do skupín na svojej karte v poli vpravo.
Keď všetky položky pridáte, môžete ešte zmeniť ich poradie presúvaním v pravom poli. Stačí chytiť položku ľavým tlačidlom myši a ťahať na žiadanú pozíciu. Nakoniec je potrebné novú kartu s nástrojmi uložiť potvrdením tlačidla OK dolu.

Pôvodné karty vám ostanú aj naďalej k dispozícii. V menu Wordu (Excelu) však pribudne vaša nová karta, na ktorej budete mať  všetko, čo používate, na jednom mieste. Jej obsah môžete v budúcnosti kedykoľvek meniť na tom istom mieste, kde ste ju vytvorili.
Môže vyzerať napríklad tak ako na obrázku nižšie. V menu je hneď za kartou Domov pod názvom JT.

4. Skratky vo Worde

Súčasťou Wordu i Excelu je špeciálny nástroj, o ktorom väčšina používateľov netuší. Niektorí si možno všimli, že ak sa pri písaní pomýlia, Word preklep občas opraví. Ale kedy a prečo a že sa to dá dokonca nastaviť podľa seba…
Táto vstavaná funkcionalita je čarovná tiež tým, že umožňuje toho ďaleko viac. Opravuje nielen chyby. Umožňuje nahradiť šikmé zátvorky okrúhlymi, vkladá pevné medzery za jednopísmenové predložky alebo spojky (aby neostali na konci riadka osirelé ako kôl v plote),… Umožňuje tiež zrýchliť prácu pri cudzích písmenách, dlhých názvoch a pod.

Ako na to? Klávesová postupnosť, tzv. tip Alt, N, A otvorí okienko nastavovania týchto fintičiek – Automatické opravy. Ak vám skratka nefunguje, prečítajte si článok na tému skratky v Exceli, kde je vysvetlená podrobnejšie, možno ju len nepíšete správne. Alebo sa k okienku Automatické opravy dostanete cez Súbor > Možnosti > Korektúra > Možnosti automatických opráv. Dva spôsoby použitia v praxi si ukážeme na nasledujúcich príkladoch.

V prvom príklade nám tento nástroj vo Worde nahradí skratku celým výrazom. Aby sme nemuseli vždy vypisovať výraz IT LEARNING SLOVAKIA, do ľavého políčka napíšeme skratku ITL a do pravého plný výraz IT LEARNING SLOVAKIA – tak ako vidno na obrázku. Potvrdíme OK, OK a je to.
Odteraz pri napísaní ITL kdekoľvek v texte a stlačení medzerníka alebo Enter Word zamení ITL za IT LEARNING SLOVAKIA.

Píšete častejšie v textoch písmeno ö alebo ü? V druhom príklade si ukážeme ako ich písať  pomocou automatických opráv. Do ľavého políčka napíšeme skratku napr. „oe“ a do pravého správny znak, teda „ö“ (vložíte ho klávesovou skratkou ľavý Alt+148 na numerickej klávesnici). Potvrdíme OK, OK a je to. Pri napísaní oe do textu ho Word odteraz vždy nahradí písmenom ö. Takto si vieme zadefinovať aj veľké Ô a iné zložitejšie symboly a písmená.

Existuje aj iný spôsob skratiek. Pozrite na články o skratkách v Exceli. Väčšina ich obsahu funguje aj pre Word.

Poznámky: Automatické opravy neopravujú chyby, ktoré už v dokumente boli! Opravujú len preklepy vznikajúce bezprostredne počas písania. To využívame v predchádzajúcich príkladoch.
Automatické opravy pre cudzie písmenká a „naše“ skratky budú fungovať iba na počítači, kde automatickú opravu zadefinujeme.

Záver

V prípade, že požívate Word v práci často, živíte sa písaním textov, alebo ho používate na písanie zamilovaných básní, či čokoľvek iné, dobré ovládanie vám uľahčí prácu a ušetrí čas. Zaraďte vedome viaceré z predchádzajúcich tipov do svojho života. V priebehu dvoch týždňov si na ne zvyknete a budete ich pri práci bez váhania používať. Spätné väzby a reakcie, ktoré nám účastníci kurzov občas píšu, jednoznačne dokazujú prínos takéhoto prístupu.

Mimochodom – naučiť sa Word používať naozaj efektívne sa dá za dva dni. Príďte na kurz Word I – pre začiatočníkov. Uvidíte, že s podrobným výkladom skúseného lektora to ide ako po masle. Okrem úvodu balíka MS Office sa na jednotke preberajú najmä spôsoby ako efektívne  pracovať s Wordom. Štruktúra a rozložene nástrojov. Efektívne označovanie textu. Práca s odsekmi, formátovanie písma odsekov. A kopec skratiek a fintičiek na uľahčenie práce. Čo oceňujú i ľudia s praxou – hoci sa nenaučia veľa nového, práve skratky a finty z „jednotky“ im ušetria zdĺhavé funkčné riešenia. No a potom je to už len o tom sadnúť si a v pohode písať:)