12x tipy a triky vo Worde – 2. časť

Potrebujete rýchlo upraviť text, aby mal hlavu a pätu? Opravujete po svojom obchodnom partnerovi zmluvy písané vo Worde, aby ste sa nemuseli hanbiť? Možno ste sa s podobnou situáciou niekedy stretli, ale možno ju máte na programe dňa či týždňa. Nie je ťažké spraviť pár úprav, možno však upravujete celý dokument. A nadávate na stratený čas… Ak poznáte Word, alebo ste v ňom aspoň trošku zorientovaní, ale chýba vám efektívnosť, náš mini-seriál „12x tipy a triky vo Worde“ vás posunie vpred.

V trojdielnom seriáli o Worde prinášame najzaujímavejšie verejnosťou menej používané postupy, ktoré môžete využiť pri práci v tomto textovom programe. Alebo tiež také, ktoré bežne nie sú v osnove našich kurzov, prípadne s nimi pracujeme len v obmedzenom rozsahu. Veríme, že aj druhé pokračovanie vás obsahom posunie pri práci s Wordom k vyššej efektivite…

Asi ste si všimli, že vo Worde máme dva kurzory. Textový a myšový.
Myšovým kurzorom vieme rýchlo premiestniť pozíciu textového. Nie naopak. Ich spoluprácou sa vieme po dokumente rýchlo presúvať i označovať potrebné časti textu. Dnes budeme oba spomínať viackrát.

Pravda je taká, že veľká časť týchto fintičiek sa dá použiť – a používa – pri práci s textom aj v Exceli, PowerPointe. Významne funguje aj naprieč celým balíkom MS Office. Dokonca aj pod operačným systémom Windows vo veľkom množstve programov pracujúcich s textom. Áno, aj v e-mailoch.

5. Rýchla práca s textom vo Worde – presun v dokumente

V napísanom texte sa potrebujeme predovšetkým rýchlo presúvať.
Šípky doľava/doprava sú pomalé, niekedy aj keď ich držíte stlačené. A potom treba tiež presne odhadnúť moment, kedy ich pustiť 🙂
Šípky nadol/nahor umožňujú posun na nasledujúci, resp. predchádzajúci riadok na tú istú pozíciu v riadku. V prípade kratšieho riadku na jeho koniec.

Ak sa chcete posunúť o znak doľava/doprava, stlačte šípku v požadovanom smere. Potrebujete sa presunúť na nasledujúce slovo? Klávesovou skratkou Ctrl+šípka vpravo sa presuniete na začiatok nasledujúceho slova. Skratka Ctrl+šípka vľavo presunie textový kurzor na začiatok aktuálneho slova, a v prípade, že sa kurzor už nachádza na začiatku slova, presunie sa na začiatok predchádzajúceho slova.

Skratka Ctrl+šípka dolu/hore presúva textový kurzor na začiatok nasledujúceho/predchádzajúceho odseku v rámci celého dokumentu. Klávesová skratka Alt+šípka dolu/hore presúva textový kurzor na začiatok nasledujúceho/predchádzajúceho odseku v rámci strany. Ak sú do textu na strane vložené vektorové tvary, umožňuje presun aj po nich.

Klávesová skratka Ctrl+PgDn/PgUp presúva kurzor na začiatok nasledujúcej/predchádzajúcej strany. Samotné klávesy PgDn a PgUp umožňujú posun po dokumente po celých obrazovkách smerom na koniec alebo na začiatok dokumentu.

Skok na začiatok dokumentu zabezpečuje klávesová skratka Ctrl+Home. Opakom je skratka Ctrl+End, ktorá posiela textový kurzor na koniec dokumentu. Samotné klávesy Home a End presúvajú kurzor na začiatok, alebo na koniec riadku.

Hoci je o klik zdĺhavejšia, široké možnosti presunu v dokumente ponúka klávesová skratka Ctrl+G (go! :)). Otvorí okno Hľadať a nahradiť a na záložke Prejsť na vyčarí kopec možností. V ňom je možné po zadaní čísla strany skočiť priamo na konkrétnu stranu dokumentu, v prípade vloženia +2 napríklad posúvanie sa vždy o dve strany vpred pod. Umožňuje však tiež presun po sekciách, riadkoch, komentároch, tabuľkách, nadpisoch a i. Skvelý nástroj, keď niečo hľadáte, a neviete čo 🙂

A ak sa potrebujete presunúť do druhého dokumentu, klávesová skratka operačného systému Windows ľavý Alt+Tab ponúkne prehľad aktuálne otvorených okien, stačí opätovným ťukaním klávesu Tab pri stlačenom Alt vybrať požadované okno druhého dokumentu.

6. Rýchla práca s textom vo Worde – označenie časti dokumentu

Chcete označiť jeden znak? Písmeno? Môžete myšou. Pri malých písmenkách je to občas neľahká úloha označiť myšou jedno písmeno. Prejdite kurzorom pred alebo za písmenko, stlačte Shift+šípka vľavo/vpravo (Shift držte, kým potrebné písmeno šípkou neoznačíte). Keď pustíte Shift i šípku, je výber hotový.
Podobne môžete označiť aj slovo či vetu. Alebo odsek. Na to sú však aj rýchlejšie spôsoby.

Ako rýchlo označiť v texte písmeno, slovo, vetu, odsek?
Slovo môžete rýchlo označiť pomocou myši dvojklikom. Ak máte ruku na myši. Na klávesnici slovo označíte tak, že sa najprv presuniete na začiatok požadovaného slova (viď presuny vyššie) a následne skratkou Shift+Ctrl+šípka vpravo označíte slovo, na začiatku ktorého stojíte. Šípkou vľavo môžete pri stlačenom Shift+Alt označiť predchádzajúce slovo. Alebo aj dve, tri,…

Vetu najrýchlejšie označíte kombináciou Ctrl+klik myšou (do vety) – ak už držíte stlačený Ctrl, klik na ľubovoľné miesto do vety ju označí od veľkého písmena na začiatku po bodku na konci vrátane medzery za ňou.

Chcete klávesmi rýchlo vyznačiť celý riadok? Stlačte Home a Shift+End. Riadok v texte označíte rýchlo tiež klikom myšky do priestoru naľavo pred riadkom, keď má kurzor tvar šípky smerujúcej vpravo hore. Dvojklik v priestore naľavo od textu zasa označí celý odsek (alebo skratka Ctrl+šípka hore a následne Ctrl+Shift+šípka dolu). Celý obsah dokumentu označíte trojklikom (to isté ako Ctrl+A).

Ak potrebujete označiť text od aktuálnej pozície textového kurzora do konca riadku, stlačte Shift+End, ak chcete označiť text od aktuálnej pozície po začiatok riadku, stlačte Shift+Home.

Ľubovoľný text od pozície textového kurzora dopredu alebo dozadu na konkrétne miesto označíte stlačením Shift+ľavé tlačidlo myši pri postavení myšového kurzora na konkrétne miesto. Označíte tak text od textového kurzora po konkrétne zvolené miesto v texte.

Netypickú možnosť označenia nám poskytuje kláves Alt. Pri jeho stlačení a stlačení ľavého tlačidla myši vieme označiť (a následne kopírovať, alebo vystrihnúť) blok textu naprieč riadkami. Kombinácia klávesov Alt+Shift+šípka hore/dolu označí aktuálny odsek, ktorý opakovaným stlačením šípky postupne presuniete o odseky nižšie alebo vyššie.

7. Užitočné kuriozity medzi skratkami pre Word

Ak pracujete s novšími verziami Wordu, asi ste si všimli, že pri otvorení dokumentu program ponúkne možnosť pokračovať v dokumente tam, kde ste prestali. V prípade, že vám túto možnosť vo váš Word neponúka, stlačte po otvorení dokumentu skratku Shift+F5. Mali by ste sa dostať  na miesto, kde sa nachádzal kurzor v momente uloženia dokumentu.

Potrebujete vytvoriť v texte vodorovnú čiaru? Zadajte tri pomlčky (alebo mínusy na numerickej klávesnici) a stlačte Enter.

Občas sa stane, že v zápale písania si nevšimnete, že ste omylom ťukli na CapsLock. A píšete s pohľadom upretým mimo obrazovky spokojne ďalej. Po dvoch-troch riadkoch zistíte, že ste kus textu napísali veľkými písmenami. Klávesová skratka Shift+F3 vás zachráni (alebo ikona na karte Domov na paneli Písmo). Umožňuje dookola prepínať režimy zobrazenia označeného textu VŠETKO VEĽKÉ/všetko malé/Prvé písmeno vety veľké. Skratka funguje aj vo verzii Word365.

Ako začať písať na ktorúkoľvek pozíciu na čistej stránke? Spravte dvojklik na vybrané miesto… a píšte.

Potrebujete odstrániť viacero slov? Kým klávesy Del/Backspace odstraňujú nasledujúce/predchádzajúce znaky, skratky Ctrl+Del/Ctrl+Backspace odstraňujú od pozície kurzora nasledujúce/predchádzajúce slová.

Klávesová skratka Ctrl+medzerník umožňuje vymazať formátovanie označenej časti textu (nie štýly).

V prípade, že potrebujete vygenerovať text, aby ste videli ako bude vyzerať jeho rozloženie v šablóne, ktorú pripravujete, prípadne v designe, ktorý si simulujete vo Worde, nasledujúce skratky vás potešia. Nemusíte kopírovať text, jeho vygenerovanie nechajte na Word. Do prázdneho priestoru napíšte napríklad =RAND(3,5) alebo =LOREM(3,5). Word po odklepnutí funkcie RAND Enterom na konci zápisu vytvorí tri odseky s piatimi-šiestimi riadkami náhodného textu. LOREM vytvorí tri odseky textu s piatimi vetami v odseku. RAND ho vygeneruje v slovenčine, LOREM v latinčine.

Viete, čo spraví vo Worde skratka Shift+Alt+D? Vloží na pozíciu kurzora v dokumente aktuálny dátum.

Posledná skratka umožňuje bez otvárania schránky uložiť do medzipamäte na neskoršie použitie časti čítaného textu alebo slová, s ktorými chcete neskôr pracovať. Vystrihnete ich skratkou Ctrl+F3 a postupne ich tak pridávate k predchádzajúcemu výberu. Na konci ich všetky naraz viete vložiť skratkou Shift+Ctrl+F3.

8. Štýl vo Worde

Ak sa vyskytuje vo vašom texte opakovane viacero typov formátovania a chcete, aby mal dokument peknú grafickú úroveň, použite pri formátovaní o štýly. Je to pecka. Ale po poriadku…

Čo je štýl vo Worde? Je to nástroj Wordu na rýchlu úpravu textu. Štýl písma sa vo Worde vzťahuje na odsek alebo na slovo, v ktorom sa nachádza textový kurzor. Niektoré štýly formátujú celý odsek, iné len jedno slovo, resp. vyznačený text.

Príklad použitia. Chcete, aby sa všetky nadpisy v dokumente zobrazovali tučným písmom Segoe UI, v tmavomodrej farbe a veľkosti písma 16. Môžete manuálne nastaviť každý jeden nadpis v dokumente pomocou formátovania, avšak… Oveľa jednoduchšie je použiť štýl, ktorým textu priradíte formátovanie jedným klikom. Nastavíte všetko na jednom mieste a po napísaní nadpisu mu len priradíte štýl. Naozaj jedným klikom. A v prípade potreby dodatočnej úpravy napríklad farby len zmeníte nastavenie štýlu – vykonané zmeny sa okamžite prenesú na všetky nadpisy.

Vo Worde existuje veľké množstvo preddefinovaných často používaných štýlov.
Najpoužívanejšie z nich sú viditeľné hneď po spustení Wordu na karte Domov v okienku v pravej časti pásu s nástrojmi.

• Normálny – obyčajný text s prednastaveným riadkovaním 1,15 a medzerou 8 b za odsekom
• Normálny bez riadkovania – obyčajný text s riadkovaním 1, bez medzery pred/za odsekom
• Nadpis 1 až 9 – nadpisy/podnadpisy v dokumente – Word ich vie číslovať i zahrnúť do obsahu

Štýly nadpisov majú tiež význam v tom, že súvisia s ďalšími nástrojmi umožňujúcimi automatické číslovanie nadpisov, tvorbu súhrnného obsahu dokumentu a tiež zmenu štruktúry dokumentu. Tým výrazne pomáhajú pri ďalšom spracovaní a úprave dokumentu (napr. pri automatickej tvorbe obsahu, zoznamu tabuliek, obrázkov, zoznamu literatúry atp.).

Podrobnejšie sa so štýlmi Wordu a ich nastavovaním zoznámite na kurze Word II. – pre mierne pokročilých.

Záver

Zaujali vás tieto tipy? Skúsili ste ich vo svojom Worde a nefungovali? Nuž, nemusia fungovať vo všetkých verziách Wordu, prípadne sa môžu mierne líšiť podľa verzie Wordu, jazykového nastavenia, operačného systému atď. V slovenských verziách počnúc verziou 2013 by mali všetky uvedené tipy fungovať. Hoci možno… ste len neklikli úplne správne.

V prípade, že sa chcete naučiť nielen tieto triky naozaj používať v praxi, rozumieť Wordu, alebo sa potrebujete rýchlo naučiť Word používať efektívne, dá sa – za dva dni. Kurz Word I – pre začiatočníkov je presne na to. Skúsený lektor ukáže a precvičí s vami ako efektívne  pracovať s Wordom. Okrem štruktúry a rozloženia nástrojov preberáme tiež ako efektívne označovať text, prácu s odsekmi, formátovanie písma odsekov,… Skratky a finty z „jednotky“ ušetria zdĺhavé hľadanie ako na to, predídu otázkam, prečo sa odsek nespráva ako má a pod. Aj vďaka nim začnete rozumieť Wordu a stane sa vašim efektívnym pomocníkom.