NETiketa v e-mail marketingu

článok na blog uverejnený: 8. decembra 2020

Za asi najväčší nedostatok komunikácie v online prostredí môžeme považovať nedostatok sprievodných emocionálnych podnetov. Počas bežnej komunikácie mimika tváre, tón hlasu, gestikulácia, pohľad a i. určujú náladu a tým zodpovedajúcu dikciu účastníkov rozhovoru. Dokonca i keď druhého nevidíme (telefón), výraz hlasu odovzdáva popri komunikovanom obsahu druhej osobe posolstvo. Avšak v e-mailoch, chatoch, SMS-kách to chýba. Online priestor ostal akosi bez emócii.

Či píšete e-mail obchodnému partnerovi, známemu, alebo sa chystáte osloviť klientov, ktorí vám zanechali svoju e-mailovú adresu, ste v ťažkej situácii. Komunikujete obsah, ktorému chýba šťava – emócie. Nahradíte ich obrázkami. To je riešenie. Ale ako vtesnať obrázok do predmetu e-mailu?

Emotikony a textové skratky

Vo svete elektronickej komunikácia, ktorá postupne ovládla od osemdesiatych rokov minulého storočia svet, od začiatku absentovali signály, ktoré by naznačovali emocionálny stav osoby. Žiadny tón hlasu, žiadny úsmev, zachmúrený pohľad alebo gesto sprevádzajúce písmenká na monitore. Len chladne svietiace, občas trochu blikajúce svetielka. Ľudia sa vynašli.
Netrvalo dlho a objavili kompenzačné metódy, ktoré poľudšťujú celú elektronickú komunikáciu. Hoci v súčasnosti sa stále viac používajú obrázkové a kreslené .gif-y, najrozšírenejšie zostávajú kvôli svojej jednoduchosti emotikony a skratky.

Asi viete, čo sú emotikony, ale pre istotu…

NETiketa a emócie v online priestore - dve objímajúce sa postavičky v pohyblivom .gif-e prenesú emóciu na čitateľa

Emotikony zobrazujú stav tváre, pričom primárne používajú na ilustráciu interpunkčné znamienka. Hoci sa z komunikácie v pôvodnej podobe pomaly vytrácajú (nahradené grafickými ikonami), dvojbodka, pomlčka a zátvorka ako pootočený symbol prvotného smajlíka vošli do dejín. Všetci poznáme tohoto „úsmevníka“ :-). Ten však prešiel v priebehu pár rokov vývojom a rýchla doba priniesla rýchlejšiu dvojicu v takejto podobe :). S extrémne skráteným variantom, ktorý sa objavil len pár rokov neskôr, dnes operuje množstvo mladých ľudí na východ od Slovenska v krajinách bývalého ZSSR. Používajú len zátvorky. Áno, vyzerá to trochu čudne, ale rýchlo si zvyknete)
„Smútočník“ či „kyslosmajl“ sa tiež vyvíjal – od :-(, cez :(, až po východoeurópsky znak zátvorky na konci(

Popri týchto zoskupeniach textových znakov smajlíka komunikujúceho šťastie (spokojnosť, zármutok,…) sa paralelne objavili smajlíci ako samostatné symboly už v prvej znakovej sade ANSI, a prežili dodnes. Napíšte do poznámkového bloku znak klávesovou skratkou Alt-1 a uvidíte.
Dnes majú smajlíci dokonca aj grafickú podobu – nájdeme ich v smartfónoch, poštových klientoch, v aplikáciách i na webe.
2D i 3D 🙂
Jedinou ich nevýhodou je, ak prijímateľ správy používa iný kódovací systém – namiesto úsmevu sa objaví v texte napríklad J.

Inou používanou výrazovou formou emócií sú textové skratky hovorových výrazov. Ako symbol smiechu sa napríklad rozšírila skratka LOL (z angl. laugh out loud – smiať sa nahlas). Spolu s ňou množstvo ďalších  – napríklad ROFL (Rolling On Floor Laughing), OMG (Oh My God), JJ (Jo, Jo) atď.

NETiketa a prvky s ňou spojená - oblaku slov

Emotikony v e-mail marketingu

Úžasnou výhodou smajlíkov, srdiečok a skratiek je to, že sa zmestia do riadka, teda aj do predmetu e-mailu. Tak prečo ich nepoužiť?

Emotikon v predmete e-mailu pomôže odlíšiť váš e-mail od ostatných, môžete ním budovať „e-mailovú značku“. Tá môže byť sezónna alebo trvalá – závisí na tom, čo komunikujete. Cieľom je odlíšiť sa v záplave e-mailov, preniesť emóciu. Samozrejme za predpokladu, že ho už nepoužíva konkurencia, alebo niekto známejší. Parazitovanie na niečom, čo používa iný, nemajú čitatelia radi, pohoršíte si.
Problémom je, že nie každý emotikon či ikona sú vhodné pre všetky programy spracúvajúce poštu. Ak sa chcete o tom dozvedieť viac, naštudujte si článok na emojipedii (v angličtine), alebo príďte na kurz e-mail marketingu.

NETiketa a emócie - emotikony pomôžu odlíšiť e-mailovú správu v záplave ostatných

Ako má vyzerať e-mailová etiketa (netiketa)?

Dúfam, že budete súhlasiť, že e-mail je vlastne list v elektronickej podobe. Preto je dôležité predovšetkým v profesionálnej a business komunikácii dodržiavať určité pravidlá. Aby sme si náhodou nespôsobili korporátne faux pas a naše e-maily nevyzerali ako spam od princa z Nigérie, ktorý nám chce poslať len tak, z dobrého srdca pár miliónov dolárov na účet.
A ak chcete e-mail využívať v e-mail marketingu, dostať označenie „spam“ nedodržaním základných pravidiel sa nehodí, však?

Ešte ste nepočuli slovo e-mailová etiketa? Netiketa je od slova net – sieť a etiketa – pravidlá slušného správania. Mal by ju poznať každý, kto píše niečo v online priestore. Či na webe, v e-mailoch, alebo do mobilného telefónu…  podľa toho sa aj rozdeľuje. Trošku iné pravidlá má v každom jednom priestore. Ale jedno má netiketa spoločné vo všetkých formách komunikácie online: „Nerobte iným, čo nechcete, aby robili vám.“  Tak ako v skutočnom svete.

Pravidlá netikety v e-mailovom svete

NETiketa a emócie - prehľad najdôležitejších zásad po bodoch v bublinách

Uvedomte si, komu píšete

Inak budete písať e-maily kamarátom, inak klientom a inak obchodným partnerom. Tým prvým môžete tykať, tým druhým, ak máte skvelú komunitu klientov s rozvitými vzťahmi (takmer kamaráti), tiež, a tým tretím len ak sa osobne poznáte. Takže pre e-mailing, ktorý posielate na stovky, či tisícky adries, je to jasné…

Predmet správy

Použite jednoduchý predmet, kľúčové slovo, alebo niečo charakterizujúce obsah vo vnútri e-mailu. Mnoho ľudí používa práve predmet správy ako vyhľadávací prostriedok, respektíve sa orientuje vo svojej schránke na základe týchto predmetov. A ak používate e-mail v marketingu, spomeňte si na emotikony v predmete. Triezvo 🙂

Oslovenie a pozdrav

Začať pri príchode slušným pozdravom je súčasť slušnosti v každej dobrej spoločnosti. Začať pozdravom v e-maily, oslovením prijímateľov a ukončiť správu poďakovaním a pozdravom patrí k samozrejmosti aj v e-mailovej komunikácii. Môžete zaželať v závere úspešný deň, ale nepreháňajte to so zdvorilosťou, aby to nemalo v konečnom dôsledku opačný efekt.

Oslovenie a poďakovanie použite vždy, aj keď iba správu preposielate niekomu ďalšiemu, nepreposielajte správy ďalej bez toho, že by ste doplnili text, požiadavku, pozdrav,… alebo aspoň FYI (len pre informáciu).

Používajte diakritiku

E-mail je elektronický list, a nie SMS správa. Všetky e-mailové správy píšte s diakritikou. V prípade, že píšete e-maily v cudzom jazyku, prispôsobte sa, samozrejme, gramatike daného jazyka.

Nepíšte dlhé e-maily

Ľudia nemajú čas čítať elaboráty. Snažte sa písať správy stručne a pútavo. Ak píšete dlhší text, nezabudnite ho rozdeliť do logických odstavcov, aby sa čítal lepšie. Môžete používať podnadpisy, ale pozor na formátovanie.

Nepoužívajte CAPSLOCK

V internetovej reči sa text písaný veľkými písmenami považuje za kričanie. Spravme si jednoduchý test tohto tvrdenia: V INTERNETOVEJ REČI SA TEXT PÍSANÝ VEĽKÝMI PÍSMENAMI POVAŽUJE ZA KRIČANIE. Rozdiel, čo? 😉

Voľte vhodný tón

Používajte formálny, slušný, ale zároveň priateľský tón. Nepoužívajte výkričníky, ak to nie je vyslovene potrebné k obsahu a ak je, použite maximálne jeden.

Formátujte uvážlivo

Vyhnite sa používaniu početných farieb, veľkostí či hrúbok písma, obrázkov a nepreháňajte to ani s emotikonmi. Vlastne, môžete – ak predávate lístky do cirkusu.

Veľké prílohy si odpustite

Veľké prílohy nie sú zlé, veľkí prepravcovia zásielok ich za posledné roky už zvýšili na 15-20 MB, ale… Predstavte si, že máte pomalé internetové pripojenie (áno, ešte stále ho má dosť veľa ľudí). Už viete, kde je problém? Ak je obsah niekde na internete, odkaz v texte je oveľa rýchlejší spôsob ako ho sprístupniť.

Dávajte si pozor na Spam, Hoax a Phishing

Nie, to nie sú mená princov z arabskej rozprávky, ale svojím spôsobom nebezpečné správy, ktoré môžu obsahovať vírus alebo poplašnú správu.

Spam je hromadne rozosielaná správa, ktorá väčšinou obsahuje reklamu alebo pofidérne texty, často len preložené počítačom. Rozoznáte ich väčšinou podľa gramatických chýb. E-mailoví klienti vrátane Outlooku si vedia s rozlišovaním spamu celkom dobre poradiť a filtrujú tieto správy automaticky do priečinku „Spam“. Odporúčam tento priečinok raz za čas otvoriť, občas totiž program označí aj poctivú skutočnú správu za spam. Ako používateľ môžete označiť niektorých odosielateľov za spam a udržať si tak schránku čistejšiu. Ak e-maily posielate vy, myslite na to, aby takéto označenie nedostali vaše e-maily.

Hoax je väčšinou poplašná reťazová správa, ktorá vyzýva k jej ďalšiemu zdieľaniu. Väčšinou sa jedná o šokujúci obsah, ktorého hlavným cieľom je nakoniec rozpútať búrlivé diskusie a v horšom prípade, znepriateliť spoločnosť. Existuje niekoľko portálov, ktoré sa zaoberajú evidenciou hoaxov, jednou z nich je napríklad hoax.sk. Asi nechcete, aby sa vaše e-maily ocitli na zozname hoaxov, však. Než ich odošlete, premýšľajte.

A do tretice Phishing – nevyžiadaná pošta, ktorej cieľom je vylákať dôverné informácie, číslo účtu, alebo akékoľvek dáta, ktoré môžu byť zneužité. Nebezpečenstvom je to, že tieto správy často vystupujú pod názvom firmy, ale s malou modifikáciou, ktorú si užívateľ nemusí všimnúť (napríklad číslo 0 namiesto písmena O). Takéto správy často obsahujú linky a prílohy, ktoré môžu predstavovať hrozbu zavírenia počítača, odosielania citlivých údajov a pod.
Kontrolujte si adresy odosielateľov a ak máte pochybnosť, či vám váš priateľ e-mail poslal, radšej mu zavolajte. Odporúčam neotvárať a neklikať na takéto správy, pokiaľ si nie ste istí, že sú neškodné. Naopak, ak zistíte, že niekto posiela e-maily vašim menom a zneužíva adresu podobnú vašej, informujte o tom na svojich stránkach, rozošlite info svojim partnerom a klientom tak ako to robia banky, alebo ako to spravil v októbri 2020 v článku „Pozor na podvodné e-maily“ zneužitý Websupport.

e-mail marketing a netiketa v praxi

Ak chcete začať s e-mail marketingom, pustite sa do toho. Kým to nerobí každý.
Zatiaľ ľudia ešte e-maily čítajú… aj keď nie všetci a všetky, e-mail nezomrel. Je tu a má slušnú výkonnosť. Ako ho nastaviť tak, aby prinášal výsledky, zistíte štúdiom a praxou. Na webe, alebo na kurzoch. V IT Learningu s pridanou hodnotou v podobe praxe lektora, ktorý sa stará o e-mail marketing firmy viac ako 12 rokov, ktorý vie, čomu sa vyhnúť a čo je na cestách e-mailov dovolené 🙂

autorom článku je: Sandra Kakašová
Zamestnaná v korporáte na plný úväzok. Jej zodpovednosťou je technické zabezpečenie kontaktných centier, systémy a zlepšovanie ich technickej úrovne. Pracuje ako projektový leader pri systémových projektoch a venuje sa tiež RPA automatizáciám. Aj preto si pri testovaní vybrala hlavne kurzy z oblasti programovania (a nielen tie). Má rada písanie, jógu, spoločnosť priateľov a svojich dvoch mačiek.

Páčil sa vám článok? Pošleme vám podobné.
Aktivujte si okamžité zasielanie noviniek a článkov – už vám od nás nikdy nič neunikne. Môžeme vás okamžite informovať o aktuálnej akcii, novinke, špeciálnej kampani či zľave alebo novom článku na našom blogu. Akonáhle sa u nás v novinkách niečo zmení alebo pridá, do pár minút vám automaticky posielame email s odkazom na novinku na našu stránku. A odhlásiť sa môžete kedykoľvek. Nič neriskujete.


Nikam neodchádzajte, pozrite si naše novinky, akcie alebo si
prečítajte ďalšie podobné články:

Podobné články z kategórie
Kancelária a MS Office, Microsoft Outlook, netiketa