Ako sa stať analytikom, časť 5: Kto je kto v balíku MS Office

Po dlhšej prestávke sa vraciam ku sérii o analyzovaní údajov. Táto séria článkov je venovaná prehľadu možností analyzovania údajov. Pre začiatočníkov má slúžiť ako cestovná mapa všetkých dôležitých kurzov v tejto oblasti. Pre pokročilých užívateľov a personalistov vo firmách môže slúžiť ako prehľad dôležitých technológií, ktoré by mal analytik ovládať.

V piatom pokračovaní tejto série prvýkrát opustíme Excel a pozrieme sa na ďalšie nástroje a programy v širšom okruhu celého balíka MS Office. Pozrieme sa na ich typické využívanie a tiež ich použiteľnosť pri analyzovaní údajov.

Najskôr niekoľko úvodných slov k nástroju Power View, ktorým sa mala táto časť pôvodne zaoberať. Čo je to Power View?
Tento doplnok slúžil na tvorenie responzívnych dashboardov. Pre tých, ktorí tento pojem nepoznajú – označujú sa ním prehľadové nástenky, ktoré vedia reagovať na veľkosť obrazovky resp. rozlíšenia. Nástroj sa stal obeťou použitej technológie Silverlight, ktorá je už zastaraná, a aktuálne sa nedá ani nainštalovať (teda dá, ale iba po zásahoch do databázy registry na vlastnú zodpovednosť). Dolu je uvedená linka na oficiálne vyhlásenie spoločnosti Microsoft.

https://support.microsoft.com/sk-sk/help/4511036/silverlight-end-of-support

Aktuálne dostupná alternatíva od spoločnosti Microsoft je technológia Power BI, ktorá je súčasťou balíka Office 356. Power BI slúži v prvom rade na vytváranie reportov vo forme web stránok prezerateľných online z akéhokoľvek zariadenia. Keďže používa Power Query editor a jazyk DAX, oba poznáme z Excelu, je veľmi dostupný z pohľadu nárokov na potrebné vstupné znalosti. O programe Power BI desktop a službe Power BI sa viac dozviete v ďalšej časť nášho seriálu.

V predošlých častiach sme neustále hovorili o Exceli a jeho využití ako analytického nástroja. Skúsme sa teraz pozrieť na situáciu, keď Excel už nestačí, ba priam je nevhodný na použitie. Predstave si nasledovný scenár.

Povedzme, že máme v Exceli tabuľku na jednoduchú kontrolu skladu. Pôvodne mala byť používaná na jednoduché kontrolovanie skladu. Časom ju však namiesto príležitostnej kontroly začali používať na  pravidelné zapisovanie stavov (výročných a mimoriadnych inventúr a pod.) v rôznych skladoch. Z jednej tabuľky sa stalo viacero VLOOKOPOM prepojených tabuliek s overovaním vkladaných údajov a podmieneným formátovaním na zvýraznenie zistených rozdielov. Súbor začalo časom používať viacero používateľov, niekedy aj súčasne. Užívatelia sa pri vypĺňaní  v súbore strácajú, lebo pripomína zložitejšie daňové priznanie, a celý je pomalý. Najväčší problém vzniká pri zapisovaní údajov, lebo si užívatelia neustále navzájom prepisujú údaje.

Spoznali ste sa ?? Problém nie je Excel, ale vaša skladová tabuľka. Tá totiž časom prerástla možnosti Excelu. Riešenie nie je ďalšie optimalizovanie tabuľky v Exceli, ale prechod na databázový program Access.

Access je databázový program, ktorý obsahuje formulárové riešenie. To znamená program, ktorý slúži ako organizovaný sklad údajov, ku ktorému vieme vytvoriť formulár na zapisovanie údajov. Databáza + formulár, čiže taký malý informačný systém. Ideálny pre malé spoločnosti alebo tímy (maximálne do 20 – 30 užívateľov). Ako inšpiráciu môžem ponúknuť oficiálnu Access šablónu Northwind. Je to ukážkový objednávkovo skladový systém (viď obrázok).

Na vytvorenie takéhoto, alebo podobného riešenia, stačí absolvovanie prvých dvoch kurzov Access 1 a 2. Pozor si však uvedomiť, že tieto kurzy sú primárne určené pre vývojárov tohoto prostredia, a nie pre užívateľov. Užívateľov si musí vývojár zaškoliť podľa toho, ako danú aplikáciu navrhol.

Bude to znieť divne, ale Access nie je na analyzovanie údajov. V prvom rade neobsahuje veľa možností na pripojenie externého obsahu. To znamená možnosť pripojenia sa na externé údaje. Druhý zásadný problém sú výstupy formou grafu. Povedať, že Access grafy neobsahuje, by bolo nesprávne, ale nie je to vôbec jednoduché (rozhodne nie pre obyčajného smrteľníka).

Z mojich dlhoročných skúseností viem, že veľa užívateľov siaha po programe Access, lebo očakávajú pokročilejšie analyzovanie údajov ako v Exceli. To je chyba. Nástrojom číslo jedna na analyzovanie údajov v balíku MS Office je Excel. Dokonca aj na analyzovanie údajov v samotnej databáze Access je omnoho jednoduchšie využiť Excel, ako písať veľmi zložité korelované SQL subdotazy.

Ak je niekde na našich kurzoch naozaj cítiť zlý výber kurzu, sú to práve kurzy Excel VBA na tvorbu makier. Väčšina záujemcov o kurz potrebuje pomocou makier importovať a spracovávať údaje z externých zdrojov. Excelovské VBA (Visual Basic Application) sa na tento účel používalo približne do verzie Excel 2013. Príchodom nástroja Power Query sa stav zásadne zmenil. VBA sa v súčasnosti nachádza tak povediac na slepej koľaji, čo vidno aj na tom, že samotný editor VBA kódu sa za posledných 30 rokov neaktualizoval (viď obrázok).

Tvrdiť, že sa pomocou makier údaje importovať nedajú, by nebolo správne. Ono to samozrejme ide, ale za cenu programovania riešenia, ktoré už dávno existuje. Nebudeme objavovať koleso, ak to koleso leží na dvore, však?
Nebudeme programovať riešenie na import údajov, ak máme k dispozícii Power Query (viď naša 3 časť seriálu). Určite sa nájdu aj dnes situácie, kde Power Query nestačí, je ich však naozaj málo.

Sú dve oblasti, kde majú Excel makrá ešte význam. Prvá je automatizovanie jednoduchých, ale často sa opakujúcich úkonov. Napr. oprava zle zapísaných údajov, automatické vygenerovanie tabuľky, hárka, súboru, zhrnutie údajov z 30 súborov do jedného a podobne. Druhá oblasť je programovanie vlastných formulárov. V tejto oblasti je však dobré vedieť, že na vývoj zložitejších formulárových riešení je vhodnejší Access.

Ak by ste sa chceli naučiť programovať vlastné makrá, môžem vám ponúknuť 3 kurzy zamerané na automatizovanie činností v Exceli od úplných základov – od nahrávania makier – až po tvorbu vlastných formulárov v Exceli.

Ak sa rozprávame o balíku Office ako celku, z hľadiska analyzovania údajov nás bude zaujímať Excel a jeho nástroje (kontingenčná tabuľka, Power Query, Power Pivot). Access je vhodnejší skôr pre vývojárov jednoduchých formulárových riešení.

Voľba Excel VBA je problematická. Pokročilý analytik rozhodne potrebuje ovládať aspoň jeden skripovací / programovací jazyk, aby si vedel automatizovať činnosti. Po tejto stránke je ovládanie VBA užitočné, ak v práci už existuje nejaké VBA riešenie, ktoré potrebujeme meniť. Ak však máte možnosť výberu, pre potreby formulárov je vhodnejší Access a pre potreby skriptovania / programovania by som radšej zvolil iný z modernejších a populárnejších jazykov… ako je napríklad Python (o tom si ešte v našej sérií povieme).

Ako som už avizoval, v ďalšej časti nášho seriálu sa pozrieme na technológiu Power BI. V balíku MS Office teda ešte zostaneme, posunieme sa však na jeho cloudový variant Office 365.

Do čítania!