Hrajte do konca Septembra v letnej cestovateľskej súťaži o skvelé ceny!

PowerPoint v praxi – kedy poslúži najlepšie?

kategória: Blog pridané: 12. mája 2019

Existujú profesie, ktoré využívajú softvér na tvorbu prezentácií takmer neustále. Najpoužívanejší vo firmách je v mojom okolí určite PowerPoint. Marketéri, manažéri, štatistici či študenti spozornite! Tu je niekoľko veľmi užitočných tipov kedy a ako s PowerPointom pracovať.

Marketingové kampane sa prezentujú lepšie s PowerPoint-om

Marketér je prvá profesia, ktorá si rozhodne zaslúži byť spomenutá v tomto článku. Či sa už marketér venuje online marketingu alebo je tvorcom veľkoplošných plagátov – všetko začína od myšlienky, ktorú dá na papier. Vysoko pravdepodobne myšlienku rozvinie a následne vytvorí prezentáciu všetkých súvislostí, kde komunikuje súvisiace aktivity, kampane, benefity, riziká. Pre klientov i pre tých, ktorí majú dopomôcť k tomu, aby myšlienka uzrela svetlo sveta. Pomocou prezentácie myšlienku odkomunikuje …a neskôr – vďaka úspešnej prezentácii ju aj niekto zrealizuje.
Tak to v súčasnosti pri všetkých rozsiahlych projektoch chodí…

Čo je fajn pri príprave vedieť?
Pri prezentovaní zúčastnení vždy ocenia príjemný dizajn prezentácie. Na to poslúžia Motívy – nájdeme ich na karte Návrh. Môžeme si vybrať z rôznych preddefinovaných vizuálov alebo si stiahnuť ďalšie z internetu. Alebo si vytvoriť svoj vlastný motív… Na svete sú dokonca firmy, ktoré sa prípravou profesionálnych dizajnov pre PowerPoint živia.
Ak to motív umožňuje, je možné ešte dodatočne vyberať jeho farebnosť pomocou nástrojov Varianty na záložke Návrhy …a na konkrétnych snímkach samostatne meniť typ písma alebo iné nastavenia podľa potrieb a preferencií.

Navigátor Motívy

Nielen manažér využije klávesové skratky

Školenia a mítingy sa takisto nezaobídu bez dobrej prezentácie, no v praxi času na jej prípravu býva málo. Preto určite oceníte klávesové skratky, ktoré urýchlia procesy tvorby – o polovicu, ak nie viac. Tu sú vybrané najčastejšie používané klávesové skratky v PowerPointe, ktoré som zozbierala od kolegov. Predpokladám, že CTRL+S, CTRL+C, CTRL+X a CTRL+V pozná každý, neuvádzam ich 🙂

CTRL+O – aktivuje okno, v ktorom vieme vybrať a otvoriť prezentáciu v PowerPointe,
CTRL+Z – umožňuje vrátiť poslednú operáciu, o krok späť,
CTRL+Y – odvolá vrátený krok a zopakuje ho,
CTRL+M – vloží do prezentácie novú prázdnu obsahovú snímku (Title and Content),
CTRL+N – otvorí novú čistú prezentáciu,
CTRL+F – umožňuje vyhľadať zadaný textový reťazec/slovo v prezentácii,
dvojité stlačenie F2 – označí výber všetkého textu v aktuálnom textovom poli,
TAB – odsadenie odseku alebo nižšia úroveň v zozname (textový kurzor musí byť umiestnený za od­ráž­kou)
SHFT+Enter – nový riadok v pôvodnom odseku (riadkovanie v rámci odrážky)
CTRL+A – označí výber všetkého textu v aktuálnom textovom poli, alebo všetkých prvkov na snímke,
CTRL+P – ponúkne možnosť tlače i s nastaveniami parametrov,
CTRL+Q alebo ALT+F4 – zatvorí PowerPoint (ak nie je práca uložená, po predchádzajúcom upozornení),
ALT+S – otvorí menu pre prácu so súbormi (karta Súbor),
ALT+D – otvorí kartu Domov,
F5 – spustí prezentáciu od prvej snímky,
SHFT+F5 – spustí prezentáciu od aktuálnej snímky,
ALT+F5 – spustí prezentáciu v režime pre prezentujúceho (nie v prezentačnom režime),
SHFT+F10-zobrazí kontextovú ponuku – to isté ako pravé tlačidlo myši (aj v prezentačnom režime),
B alebo . – zobrazí čiernu obrazovku (v prezentačnom režime),
W alebo , – zobrazí bielu obrazovku (v prezentačnom režime),
F1 – pomocník funguje inak v prípravnom a inak v prezentačnom režime (zobrazí použiteľné klávesové skratky a ešte viac), väčšinou napovie dobre 🙂

Štatistik potrebuje ,,vymakané“ grafy

Štatistiky, výsledky prieskumov, analýz vykonávané na pravidelnej báze? Spravidla vaša práca pokračuje vytvorením prezentácie pre nadriadených alebo podriadených… Znalosť práce s grafmi je rozhodne na mieste. Grafy môžete vyberať z ponuky rôznych typov – stĺpcový, čiarový, koláčový, pruhový, plošný, burzový, radarový či dokonca kombinovaný. Pri tvorení grafu môžete vytvoriť vlastnú tabuľku zdrojových údajov alebo využijete údaje z vašej „excelovskej“.
Keďže PowerPoint slúži na prezentovanie, práca s grafmi je vo verziách od roku 2013 veľmi pokroková …a relatívne jednoduchá. Samozrejme, poznať niektoré zákulisné tipy (ako napríklad zobraziť v grafe kombinovaným spôsobom vybrané rady údajov – časť stĺpcovým a časť čiarovým grafom) je pridaná hodnota, ktorú sa na kurzoch dozviete len zriedka.

Ukážka grafov

Obsah generovaný prostredníctvom Word dokumentu – pre študentov?

Zvládne to určite každý. Teda každý, kto vie trochu viac pracovať s Wordom.
Stačí otvoriť nový dokument vo Worde a do neho si napísať textový obsah budúcej prezentácie. Vytvorený text je nutné označiť štýlom Nadpis 1 z knižnice štýlov (na karte Domov. časť Štýly) – to budú názvy snímok. Nadpis 2 použijeme pre odseky, ktoré majú byť v odrážkach na jednotlivých snímkach. A finálnu verziu dokumentu potom uložíme, napríklad na pracovnú plochu.
Word môžeme potom zatvoriť.
Na ikonu uloženého dokumentu klikneme pravým tlačidlom myši, zvolíme možnosť ,,Otvoriť ako“ a vyberieme program PowerPoint. Vzápätí sa otvorí program PowerPoint s prezentáciou obsahujúcou text vytvorený vo Worde, pekne rozložený na jednotlivých snímkach a v odrážkach. No skvelé, zvládli ste to!

Toto boli moje najlepšie tipy pre PowerPoint. Mne už nezostáva nič iné, len držať vám palce pri tvorbe prezentácií. Či už ste študent, manažér, štatistik alebo marketér. V každej z týchto oblastí viete zaujať, očariť, odovzdať myšlienku s výdatnou pomocou PowerPointu.
A ak neviete ako na dokonalú prezentáciu, prezrite si ponuku kurzov od IT Learning. Dozviete sa na nich oveľa viac ako moje tipy a užijete si to.
Enjoy!

autorom článku je: Kristína Lörinczová
Absolventka Ekonomickej univerzity v Bratislave, nadšenkyňa vzdelávania so záľubou o oblasť IT, ekonómiu a podnikanie. Testuje SW a po práci kurzy IT Learningu. Rada sa s vami podelí o svoje pocity a dojmy prostredníctvom blogov.