Excel a funkcie

Poznáte slovo Excel? Potom asi viete, že je to tabuľkový procesor od firmy Microsoft. Áno, tej firmy Microsoft, ktorú založil a dlho viedol Bill Gates – človek dlhodobo patriaci medzi najbohatších ľudí planéty (v roku 2014 sa vzdal aj funkcie predsedu správnej rady, dnes v Microsofte zastáva pozíciu „príležitostného“ technologického poradcu). Ten Excel vymysleli koncom osemdesiatych rokov 20. storočia naozaj dobre, funguje s úpravami dodnes…

Excel je súčasťou kancelárskeho balíka MS Office, ktorý používa pri svojej každodennej práci denne obrovské množstvo firiem na celom svete. A aby bola práca rýchla a efektívna, Excel používa na jej zrýchlenie funkcie. Sú navrhnuté tak, že pracovať s nimi dokážete aj vy.
Chcete vedieť, ako dať dokopy Excel a funkcie? V tomto článku sa dozviete všetko podstatné.

Čo je to Excel?

Cha! Že to vie aj malé dieťa? Pozná možno názov zo školy.
Ja som sa už párkrát zapotil, keď som chcel objasniť neznalému veci, čo je to Excel. Nie je to ľahké sformulovať…
Program Excel – nazývaný aj tabuľkový procesor (angl. spreadsheet) ponúka používateľovi pracovný priestor vo forme mriežky, pomocou ktorej je možné rýchlo a efektívne vykonávať rôzne aktivity súvisiace s ekonomickými analýzami. A nielen s tými. Ponúka možnosti vytvárať plány, navrhovať a sledovať projekty, tvoriť a upravovať rozpočty, grafy a i.

To všetko mu umožňujú dômyselné, ale jednoduché bunky zoradené do mriežky podobnej štvorčekovému zošitu, pomocou ktorých vieme vytvárať tabuľky s číslami, textami, vzorcami alebo funkciami.

Práve vzorce a funkcie sú tým mágom v pozadí, ktorý očarí takmer každého, kto vidí Excel prvý raz. Ak totiž zmeníme hodnotu niektorej bunky v mriežke ovplyvňujúcu výsledok, automaticky sa zmenia hodnoty na všetkých miestach, kde sú vzorce odkazujúce na túto hodnotu.

Excel, vzorce, funkcie a tabuľka

Hoci Excel existuje od deväťdesiatych rokov 20. storočia, princíp výpočtov sa odvtedy nezmenil. Platí vo všetkých verziách programu Excel, aj v predposlednej Excel 2016, aj v poslednej aktuálnej z roku 2019.

Keď do bunky píšeme vzorec, môžeme výsledok vypočítať priamo zapísaním čísla, ktoré obsahuje niektorá bunka so zdrojovými vstupnými údajmi – vtedy sa však výsledok pri zmene vstupných údajov nezmení. Čísla vo vzorci zostanú totiž rovnaké.
Ak však zapíšeme vzorec len odkazom na bunky obsahujúce vstupné údaje pre výpočet, pri akejkoľvek zmene sa všetko automaticky prepočíta. Vďaka vzorcom a funkciám v súvisiacich bunkách.

Predstavte si, že chcete zautomatizovať kontrolu svojej dochádzky do práce.
Vytvoríte tabuľku s dátumami, pridáte farebné odlíšenie víkendov a do dvoch stĺpcov budete vpisovať čas príchodu a odchodu. Po zadaní správnych vzorcov a funkcií Excel vždy okamžite prepočíta, koľko ste odpracovali hodín, dní, vie zobraziť, koľko máte odpracovať do konca mesiaca (ak vám firma neprepláca nadčasy, ľahšie si ustrážite nadpočet hodín), v dochádzkovej tabuľke môžete tiež evidovať svoje PN-ky, dovolenky, náhradné voľno a pod. Prípadne aj pracovné stretnutia, konzultácie, školenia,… všetko významné, čo ste v ten konkrétnom dni robili.

Na obrázku nižšie vidíme v riadku vzorec, ktorý sa nachádza v zelenej bunke E13. Ten urobí agendu výpočtu za nás. V každej bunke stĺpca E je pochopiteľne trošku iný, ale to už Excel spraví za nás. Stačí ho raz vymyslieť správne.
Podobnú tabuľku nie je ťažké zadefinovať so všetkými jej prepočtami a vlastnosťami. Po dobrom výklade takéto čosi zvládne každý druhý človek na prvý šup a každý prvý na druhý. Dokonca i zložitejšie veci…
Excelentné!

Už viete, prečo sa tento program nazýva Excel?

Ako zapísať vzorec v Exceli

Ak chceme napríklad spočítať do bunky B3 hodnoty v bunkách B1 a B2, stačí nám jednoduchý zápis.

• začíname od konca – zvolíme bunku, v ktorej má byť výsledok súčtu,
• do bunky B3 zapíšeme priamo z klávesnice vzorec v takejto podobe „=B1+B2“ (bez medzier a bez úvodzoviek)
  alebo
  v kombinácii s myšou zapíšeme do bunky znamienko „=“, myšou klikneme na bunku B1, vložíme z klávesnice znamienko pre súčet „+“ a pomocou myši vyklikneme bunku B2 – vkladaný text sa objaví v oboch prípadoch súčasne v bunke i v riadku vzorcov
  

• po stlačení klávesu Enter na klávesnici nám Excel vypočíta vďaka vzorcu výsledok súčtu. A prepočíta ho vždy, ak zmeníme obsah niektorej zo zdrojových buniek.
  

Ako vidíme, zápis súčtu pre dve bunky bol pomerne nenáročný, ale… viete si predstaviť ako by vyzeral vzorec na sčítanie tisíc buniek?
Bol by nesmierne dlhý a jeho zápis by trval dlho.

Na výpočet môžeme v Exceli použiť aj funkciu, ktorá šetrí čas pri vkladaní vzorca (napr. ak potrebujeme robiť výpočet pre veľký počet buniek). Vtedy stačí vybrať vhodnú funkciu a správne zadať jej argumenty – spravidla to býva bunka alebo oblasť buniek, pre ktorú má Excel výsledok funkcie vypočítať.

V našej dochádzkovej tabuľke sme funkciu použili napríklad pri sčítaní všetkých buniek v stĺpci nad zelenou bunkou E33.

Ako zapísať v Exceli funkcie?

Ak chceme vykonať pre skupinu buniek výpočet pomocou funkcie, postupujeme nasledovne:

• zvolíme bunku, v ktorej má byť výsledok (ideme od konca ako pri vzorci)
• keďže všetky vzorce v programe Excel začínajú znamienkom „=“- rovná sa, začneme zápis do zvolenej bunky týmto znamienkom,
• vyberieme a zapíšeme funkciu, pomocou ktorej dostaneme správny výsledok,
• súčasťou zápisu je vloženie bunky alebo skupiny buniek, ktoré obsahujú zdrojové údaje pre výpočet, prípadne iných argumentov potrebných pre správny výpočet,
• nakoniec stlačíme Enter, čím zapíšeme vzorec s funkciou do bunky a Excel vypočíta výsledok.
  

Ako vybrať a vložiť v Exceli funkciu

Je zrejmé, že na správny výpočet musíme nájsť zodpovedajúcu funkciu. Iná bude, ak počítame priemer, iná pre súčet, iná pre výpočet splátky hypotéky a iná pre výpočet úrokov cenného papiera pri jeho predaji alebo vrátení.
Excel obsahuje priamo v sebe vo verzii 2016 až 471 preddefinovaných funkcií, vo verzii Excel 2019 ich je 477. Dosť na to, aby sa v nich človek stratil. Preto sú rozdelené prehľadne do kategórií. Nájdete ich na karte Vzorce.
S preddefinovanými funkciami na „bežné“ používanie vystačíte 🙂

Uveďme si konkrétny príklad – najčastejšie používaná funkcia pre súčet buniek je SUM. Keď ju už poznáme, píšeme priamo do bunky vzorec s funkciou. Opäť budeme spočítavať jednoduchý príklad hore – do bunky B3 chceme vypočítať súčet obsahu buniek B1 a B2. Začneme zasa od konca:

• klikneme na bunku, v ktorej má byť výsledok, v našom príklade je to B3 (ešte v nej máme vzorec „=B1+B2“ z predchádzajúceho príkladu, prepíšeme ho)
• začneme písať priamo z klávesnice „=SUM(“ (bez medzier a úvodzoviek, pri zápise použijeme ľavú okrúhlu zátvorku), objaví sa pomocné okienko s funkciami obsahujúcimi písmená SUM, nevšímajte si ho ( na kurze vysvetľujeme jeho používanie podrobne),

alebo
klikneme na ikonu fx vľavo vedľa riadku vzorcov,

otvorí sa okno s funkciami a vyberieme funkciu SUM,

alebo
na karte Vzorce klikneme na veľkú ikonu fx vľavo hore, a keď sa objaví to isté okno ako v predchádzajúcom prípade, vyberieme z ponuky potrebnú funkciu,

• následne vyberieme myšou rozsah buniek, pre ktoré má Excel vypočítať súčet (v prípade použitia okien klikneme do prvého poľa v okne a až potom označíme myšou rozsah buniek), v našom príklade potiahneme myšou z B1 na B2, čím označíme rozsah zahrnutý do výpočtu,
  alebo
  priamo napíšeme adresu prvej bunky rozsahu, dvojbodku a po nej poslednú bunku v rozsahu – v počítanom príklade by to bolo konkrétne B1:B2,
• zápis vzorca s funkciou ukončíme pravou okrúhlou zátvorkou „)“,
• po vložení vzorca klávesom Enter sa nám následne zobrazí v bunke B3 výsledok.

Aké funkcie Excel ešte pozná?

Okrem takmer 500 preddefinovaných funkcií existujú nielen pre matematikov a analytikov doplnky rozširujúce funkcie Excelu. Tie sprístupňujú ďalšie náročné funkcie pre potreby teoretickej a organizačnej praxe (napr. pri analýzach časových radov ANOVA a i.). Je ich veľa.
Kde a ako ich v Exceli aktivovať, spomíname na kurzoch Excel III pre pokročilých a časť z nich preberáme na kurze Excel business – štatistické výpočty a analýzy.

Úprava vzorca alebo funkcie po vytvorení

Ak potrebujeme vzorec alebo funkciu zmeniť alebo len upraviť oblasť buniek, s ktorými robíme výpočet, Excel ponúka viacero možností:

• označíme kliknutím bunku, ktorá obsahuje vzorec alebo funkciu. Obsah bunky sa zobrazí hore v riadku vzorcov vedľa ikony.
• stlačíme kláves F2
  alebo
  spravíme v bunke dvojklik myšou
  alebo
  klikneme na ikonu pre vkladanie vzorca označenú fx,
  
• bunka sa „otvorí“ a môžeme jej obsah upraviť podľa potreby priamo v nej, hore v riadku vzorcov alebo v prípade kliknutia na fx spravíme úpravu v okne funkcií,
  
• po skončení úpravy uložíme klávesom Enter zmeny do bunky a výpočet prebehne podľa uskutočnenej opravy.

Ako zvládnuť funkcie v Exceli

Zdá sa vám problematika funkcií v Exceli po prečítaní tohto článku zložitá?
Otvorte Excel a postupujte podľa uvedených krokov. Vážne, pomáha to viac ako len čítať článok…
A ak vám aj potom zostane ešte stále veľa otázok, príďte na kurz Excelu. Tam lektor všetko podrobne vysvetlí tak, aby ste porozumeli súvislostiam i fungovaniu.