Ako sa stať analytikom – časť 1: Čo je to Business Intelligence

Viackrát som sa na svojich kurzoch stretol s účastníkmi, ktorí si v oblasti spracovania a analýzy údajov vybrali zlý kurz. Bolo to spravidla kvôli nedostatočnému prehľadu o možnostiach, ktoré majú k dispozícií. Táto séria článkov má urobiť práve takýto ucelený prehľad o analyzovaní údajov od základných konceptov ako je BI, cez nástroje použiteľné pri spracovaní importu až po SQL a iné nástroje.

Prvá časť sa zaoberá základným konceptom Business Intelligence. Dozviete sa v nej čo to znamená a kde sa s ním dá v bežne v práci stretnúť.

Business Intelligence

Kľúčová téma pri riadení spoločnosti v súčasnosti, je znalosť všetkých potrebných kľúčových ukazovateľov, ako sú napr. zisky za časové obdobia, tržby obchodníkov v čase, tržby na produktoch a podobne. Znalosť týchto informácií umožňuje zvyšovať efektivitu na hranice, pri ktorých by aj Stachanovci bledli závisťou.
Moderným spôsobom sa takýmto informáciám a ich použitiu hovorí Business Intelligence. Toto anglické spojenie neznamená inteligentný biznis . Intelligence sa v tomto kontexte rozumie ako výzvedná služba spoločnosti. Čiže niekto/niečo na získavanie dôležitých firemných informácií. Ak sa vám v hlave rozsvietila žiarovka a napadlo vám CIA, tak to bolo správne. CIA = Central Intelligence Agency, je organizácia, ktorá má získavanie informácií v popise práce.
Pre jazykových puristov dodávam, že neviem o žiadnom efektívnom slovenskom preklade spojenia Business Intelligence, ktorý by nebol celá veta. Z tohto dôvodu budem naďalej využívať pôvodný anglický názov alebo jeho často využívanú skratku BI. Čo také získavanie informácií znamená v praxi? Poďme sa na problematiku BI pozrieť s pomocou programu, ktorý sa na tieto účely veľmi často využíva – Excelu.

Excel: Business Intelligence pre obyčajného smrteľníka

Excel? Áno Excel. Pre drvivú väčšinu malých spoločností je to základný a spravidla jediný analytický nástroj. Ak ste čakali niečo viac sofistikované, mýlili ste sa. Na základné pochopenie princípov BI nám postačí automatický filter a funkcia SUM v Exceli.
Ako príklad nám môže poslúžiť tabuľka, v ktorej máme všetky vystavené objednávky.
V nej sme zo zoznamu všetkých objednaných položiek odfiltrovali iba položky za január 2015 z kategórie „Čokolády a bonboniéry“. Okrem toho sme vypočítali aj súčet všetkých celkových cien týchto položiek (funkcia SUM).

Tu sa dostávame k pojmu Bussiness Intelligence. Súvisí s naším súčtom cien.
Povedať, že sme dostali celkový súčet cien všetkých objednaných položiek je síce fajn, ale pre niekoho neznalého problematiky je táto informácia zbytočná. Nevie z nej usúdiť vôbec nič.
Aby z výsledkov vedel človek niečo usúdiť, potrebuje nejaký návod, pojem z biznis prostredia (zisky, tržby, zľavy …). V tomto prípade by sme mohli povedať, že ide o tržby na Čokoládach a bonboniérach za január 2015. Kľúčové je slovíčko „tržby“.
Tržby sú informácia, s ktorou už vieme narábať. Ak vedúci (volajme ho Ďuro) vie trochu pracovať v Exceli, jednoducho si prepne filter na nasledujúci mesiac – február 2015 a porovná výsledok (viď obrázok). Ak nevie, je potrebné ho poslať na naše kurzy Excel 1 a 2, aby nemusel s každou maličkosťou otravovať podriadených alebo analytikov.
Ďuro zrazu zistí, že došlo k poklesu tržieb z januárových 31,85 € na februárové 27,74 € a usúdi, že presunúť tie bonboniéry ďalej od pokladní zrejme nebol až taký dobrý nápad…

Kontingenčná čo?

Čo ak si Ďuro potrebuje takto spraviť prehľad za celý rok 2015? Jedna možnosť je urobiť to manuálne prepínaním filtrov, hlavne ak má na to dostatok času alebo len potrebuje vykazovať pracovnú činnosť. Tí, čo nemajú čas hrať sa, použijú kontingenčnú tabuľku.
Toto je nástroj, ktorý by mal podľa môjho názoru poznať úplne každý, kto potrebuje prezerať firemné výsledky. Základy jeho použitia vyučujeme v kurze Excel 2, pokročilejšie veci na kurze Excel 3. Samotné vytvorenie nie je vôbec zložité a zvládne ho takmer každý. Výsledok môže vyzerať nasledovne:

Opätovne je vidieť, že bez správneho pochopenia „Súčet z CENA_CELKOM“ = „Celkové tržby v danom období“ je nám výsledok rovnako nanič, ako pri našej funkcii SUM.
Ak vieme, že sa pozeráme na tržby a vidíme ich vývoj počas roka, môžeme začať hľadať dôvody, prečo sa naše tržby takto v jednotlivých obdobiach pohybovali. Toto je základný koncept BI. Získanie informácií z údajov, ich správna interpretácia a konečne vytvorenie konkrétneho reportu – správy.
Na správne interpretovanie údajov potrebujeme vedieť viac vecí. V prvom rade je to znalosť použitého nástroja, resp. jeho časti (napr. konkrétnej Excel funkcie SUM alebo COUNT), pochopenie toho, s akými zdrojovými údajmi pracujeme, ako aj znalosť dôležitých pojmov z oblasti, ako napr. poznať rozdiely medzi pojmami tržba, obrat, zisk, marža – v prípade ekonomických údajov.
Toto môžeme nazvať úvodom pre každého analytika, taká analýza Light.

Excel, to je všetko?

Ako sme videli, na jednoduchý BI výstup pre malú spoločnosť postačuje Excel. Ak ste niekedy hľadali dôvod, prečo je v každej pracovnej ponuke v súčasnosti uvedená požiadavka na znalosť Excelu, práve ste ho našli. Hlavné využitie Excelu nie je na zbieranie údajov, ale na analyzovanie už zozbieraných údajov. Excel sa za roky svojej existencie prepracoval v tejto kategórií na úplnú špičku. Preto by mal každý začínajúci analytik začať práve na školeniach Excelu.
Niekto môže teraz namietať, že toto je na pozícií analytika vo väčšej spoločnosti nanič, tam potrebuje SQL. Odpoveď znie „áno“ aj „nie“.
V ideálnom prípade sa o to postará jeden informačný systém. Ten slúži na zbieranie údajov a aj na zobrazovanie BI informácií. V takomto systéme netreba, aby náš vedúci Ďuro maturoval nad tým, či výsledky sú naozaj celkové tržby v každom mesiaci alebo nie, lebo niečo zabudol započítať. Prečo to tak v praxi nefunguje a prečo sa ani tu Excelu nevyhne, sa dozvieme v druhej časti.