Dnes sa listy nepíšu, používa sa Outlook!

Časy, kedy vlastniť e-mailové konto bol výstrelok technológie, sú dávno preč. Kto dnes nemá e-mailové konto akoby ani „virtuálne nežil“. Pravdupovediac, vyhnúť sa používaniu e-mailov je takmer nemožné. V čoraz väčšej miere sa využívajú v školstve a o zamestnaní ani nehovoriac. Vyspelý svet prechádza z mechanickej práce na tú intelektuálnu – kancelársku, kde veľkú časť dňa ľudia trávia odosielaním e-mailov…
Ak potrebujete pracovať efektívne s Outlookom, čítajte ďalej! Tento článok vám prinesie krátky prehľad tipov a trikov na prácu s Outlookom.

Určite si pravidlá hry!

Už máte dosť, ako vám niekto stále rozkazuje a určuje pravidla? Tak si ich vytvorte sami! Outlook ponúka možnosť vytvoriť sadu pravidiel, na základe ktorých bude sám automaticky triediť prichádzajúcu poštu namiesto vás.

Nebaví vás ručne vymazávať otravné e-maily od kolegu z vedľajšej kancelárie? Jednoduché riešenie! Nastavte si pravidlo, ktoré vám bude automaticky presúvať poštu do odstránených položiek. A čo ak bude niečo kolega od vás naozaj potrebovať? Dokážete si nastaviť aj pravidlo s určitým textom v e-maily. Takže akonáhle sa objaví slovo „teambuilding“, šup potvrdiť účasť!

Poriadok je základ!

Pamätáte si na otravného kolegu z predchádzajúceho prípadu? A čo keď sú nedajbože dvaja a vy chcete, aby sa ich e-maily neobjavovali priamo v doručenej pošte? Ako by ste dokázali povedať, koľko e-mailov ste dostali od kolegu Petra a koľko od kolegu Miroslava? Ručne ich počítať a triediť nie je potrebné! Jednoducho si vytvoríte priečinky s výstižným názvom a pomocou pravidiel nasmerujete e-maily do priečinkov.

Skratky využívame aj na cestách, prečo nie v Outlooku?

Aj vy vždy závistlivo a s otvorenými ústami pozeráte na šikovného kolegu, ktorý pomocou pár tlačidiel na klávesnici dokáže pomaly ovládať vesmírnu loď ? V poriadku, ovládanie vesmírnej lode to nebude, ale dokáže to ušetriť pár minút času a pár kliknutí myšou. Pamätajte! Nie je potrebné poznať všetky kombinácie klávesov, ale tých pár základných je dobré mať zapísaných na farebnom papieriku pri počítači. 🙂

Automatická odpoveď píše za nás…

Hurá, dovolenka! Kto si toto nepovie každý rok aspoň raz, ten teda automatickú odpoveď naozaj nepotrebuje. 🙂

My ostatní vieme, že ťažká práca si zaslúži trochu oddychu. A ako dáme vedieť prajným, neprajným a všetkým ostatným kolegom, že sme na dovolenke? Kým oddychujeme na pláži s drinkom v ruke, Outlook informuje všetkých o našej neprítomnosti – za nás. Nastavíme si automatickú odpoveď, ktorá pri prijatí e-mailu na našu adresu upozorní odosielateľa, že máme dovolenku a istý čas si aj ,,kolegovci“ budú musieť poradiť bez nás.

Pravidlá, priečinky, skratka či automatická odpoveď a ďalšie… to sú témy, ktoré sa preberajú v IT Learningu na počítačovom kurze Outlook I. Dovzdelávajte sa a využite príležitosti, ktoré vám prinesie efektívne používanie Outlooku v pracovnom – aj súkromnom živote. Mňa osobne kurz potešil veľmi!