SAP pre začiatočníkov: Ako prežiť prvé kliknutia

Vitajte vo svete SAP-u – robustného, všemocného (a občas mätúceho) systému, ktorý poháňa veľké podniky. Ak ste sa práve ocitli pred prihlasovacou obrazovkou a premýšľate, či by nebolo rozumnejšie utiecť, nebojte sa!

Kurz SAP I. pre používateľov v IT Learningu je skvelým odrazovým mostíkom, vďaka ktorému SAP prestane byť strašiakom. Za 2 dni si osvojíte základy, odídete nielen s certifikátom, ale aj s množstvom užitočných vedomostí. Kurz viedol odborník (ako inak v IT Learningu), Ing. Jozef Janko, ktorý trpezlivo a zrozumiteľne vysvetľoval, ako SAP funguje. Jeho dlhoročné skúsenosti boli rozhodne veľkým prínosom.

Na prihlásenie sa do systému SAP je potrebné mať ho najskôr nainštalovaný. Každému je to jasné, ale kde ho vziať, keď potrebujete trénovať a neplatiť sumy, ktoré platia podniky? Výhodou kurzu bolo, že sme získali 7-dňový prístup na testovanie (je v cene kurzu), takže sme si mohli SAP skúšať aj po jeho skončení. Ak teda máte chuť experimentovať a precvičovať si nové znalosti, môžete sa do toho pustiť na kurze a pár dní po ňom naplno!

Prihlásenie: Vstupná brána do veľkého sveta

Ak chcete vstúpiť do SAP GUI, potrebujete štyri základné údaje:

• Číslo klienta – trojmiestne číslo označujúce konkrétny podnik v SAP-e
• ID používateľa – vaše unikátne prihlasovacie meno
• Heslo – odporúča sa niečo zapamätateľné (a bezpečné!)
• Jazyk – ak chcete mať prostredie v slovenčine, zadajte „SK“

Bez týchto údajov sa ďalej nepohnete. A ak heslo zabudnete? Nezúfajte, IT oddelenie podniku vám ho dokáže resetovať.

Keď ste v SAPe prvý raz

…alebo keď sa v SAPe stratíte, nehľadajte GPS 😉
Obsah obrazovky sa skladá z viacerých častí:

Horná lišta: Horizontálne menu s hlavnými funkciami
Príkazový riadok: Miesto na zadávanie transakčných kódov
Nástrojová lišta: Ikony na rýchle akcie (napr. uloženie, tlač)
Aplikačná lišta: Opakuje niektoré funkcie z menu pre rýchlejšie použitie
Obľúbené a používateľské menu: Uložené najčastejšie používané transakcie
Stavový riadok: Zobrazuje dôležité informácie (napr. názov transakcie)

V SAP-e neklikáme ako v bežnej aplikácii, ale pracujeme s transakčnými kódmi (T-codes). Každá operácia má svoj unikátny kód, ktorý môže mať až 18 znakov – bez nich by bol SAP len prázdna schránka.

Transakčné kódy

Tu sú najčastejšie používané transakčné kódy (samozrejme, je  ich omnoho viac):

• ME21N – Vytvorenie nákupnej objednávky
• ME22N – Úprava nákupnej objednávky
• ME23N – Zobrazenie nákupnej objednávky
• ME2L – Zoznam nákupných dokladov dodávateľa
• MM03 – Zobrazenie materiálu
• FBL1N – Zostatky dodávateľov

Čo robí transakčný kód?

Možno si hovoríte: Čo to vlastne je? Na prvý pohľad sa najmä začiatočníkom môžu transakcie javiť ako tajné kódy pre vyvolených ;), ale čím dlhšie budete so SAP-om „kamaráti“, tým prirodzenejšie vám pôjdu od ruky. A ani sa nenazdáte, a budete ich zadávať automaticky. Tieto kódy určujú typ operácie, ktorú má program s priradenými údajmi vykonať.

Poďme si ukázať ako rozumieť takému „tajnému kódu“ 🙂

MM01 – založenie materiálu
———————————————
kód transakcie – popis transakcie

Jasné? Kód určuje typ operácie, ktorú má program vykonať a popis je pre nás, pre ľudí, aby sme rozumeli, čo kód vlastne vykoná.
Mimochodom, kódy transakcie sú prednastavené, nezmeníte ich. Jediné, čo môžete v prípade potreby zmeniť, je ich popis 😊

Transakcie spúšťame v SAP-e jednoducho vpísaním do príkazového riadka a potvrdením tlačítkom ENTER, prípadne zelenou guličkou s fajkou.

Dôležité je vedieť, že v SAP-e rozlišujeme 3 druhy polí.
Polia povinné, ktoré majú pri sebe „fajočku“ – tieto polia musíme vyplniť, bez toho nemôžeme prejsť na ďalší krok. Potom polia ostatné, ktoré túto „fajočku“ neobsahujú, takže je to na vás či ich vyplníte. A preddefinované polia, kde si vyberáme z priradeného zoznamu ponuky.

Master Data v SAP-e

Aby SAP mohol fungovať, potrebuje byť „nabitý“ údajmi – tzv. Master Data. Tieto údaje sú základom všetkých operácií a zahŕňajú:

• Zamestnancov
• Materiály
• Dodávateľov
• Odberateľov
• Účty hlavnej knihy

Bez správnych údajov sa žiadna transakcia neuskutoční. Napríklad:

Chýba dodávateľ v systéme? → Nemôžete mu vytvoriť objednávku.
Nie je zamestnanec zaevidovaný? → Nevystavíte mu výplatnú pásku.

Pohodlná práca v SAPe – skratky

Pri práci so SAP-om je veľmi dobré si vytvoriť v zozname Obľúbené „skratky pre pohodlie“. Uložiť si tie transakcie, s ktorými budete najčastejšie pracovať v systéme. Z nasledujúceho príkladu bude, dúfam, jasné ako si uložiť najčastejšie transakcie.

Príklad:
Chceme transakciu (objednávky k dodávateľovi) ME2L – kód transakcie, pridať medzi obľúbené.
Postupujeme nasledovne:

SAP a multitasking (SESSION režim)

SAP umožňuje otvoriť až 6 okien naraz (tzv. SESSION režim). To je skvelé pre prácu paralelne vo viacerých oknách (multitasking), ale pozor, aby sa z toho nestal chaos. Mnohí to poznáte aj mimo SAPu – čím viac okien je pootváraných, tým zložitejšie je sa zorientovať 🙂

Vytvorenie nového režimu môžete vykonať nasledovne:

• Menu: Systém → Vytvorenie režimu
• Klávesová skratka: Ctrl + N
• Príkazový riadok: /o + kód transakcie

Ukončenie režimu:

• Krížikom na okne
• Menu: Systém → Výmaz režimu

Chcete sa zo SAPu odhlásiť?
Odhlásenie zo SAP-u sa robí nasledovne:

• Menu: Systém → Odhlásenie
• Krížikom na poslednom otvorenom okne
• Zelenou guličkou (postupné zatváranie)

Autorizačné oprávnenia a hlásenia

SAP funguje na princípe autorizačných oprávnení. Každý používateľ má prístup len k tým údajom a funkciám, ktoré súvisia s jeho pracovnou rolou. Ak ste účtovník, neuvidíte sklady, ak ste nákupca, nemáte prístup k HR údajom. Takže ak vám niečo nejde otvoriť, možno to len nemáte vedieť 😉

Nebuďte prekvapený, že aj tento „operačný systém“ – hoci nejde o umelú inteligenciu – je naprogramovaný tak, akoby mal chuť s vami komunikovať. Aby ste mali spätnú väzbu.

V SAPe je komunikácia spravená cez farebné hlásenia:
🟢 Zelené: Všetko prebehlo OK
🟡 Žlté (Warning): Dá sa pokračovať, ale niečo nie je ideálne
🔴 Červené (Error): Chyba! Nepustí vás ďalej
📢 Informačné hlášky: Napr. potvrdenie úspešnej tlače.

Tieto hlásenia ako aj zvukové signalizácie si môžete nastaviť pomocou ikonky na konci nástrojovej lišty – trojpásikový monitor. Pomocou nej vyberáte možnosti pre SAP – interaktívny dizajn – oznámenia.

Každú zmenu, ktorú vykonáte, treba potvrdiť pomocou tlačidla Prevzatie a následne OK.

SAP a prax

Pravdou je, že každý podnik má SAP upravený špeciálne pre svoje potreby. Preto nie je SAP ako SAP, avšak princípy ovládania sú tie isté.
Teda to, čo si vyskúšate na kurze, prípadne po kurze doma, bude pre vás určite prínosom v orientovaní sa v programe a v jeho základnom používaní. Výhodou kurzu je, že si môžete v priamej komunikácii s lektorom vyjasniť, ak vám niečo nejde a tiež prečo sa vám nedarí. Môžete sa ho spýtať i iné na otázky súvisiace so SAP-om (napr. ako zmeniť jazyk v SAPe, kde si môžete upraviť rôzne nastavenia prostredia ako je vizuálny dizajn, spôsob ukladania histórie vkladania údajov a pod.).

SAP môže na prvý pohľad pôsobiť na začiatočníka veľmi komplikovane, ale… Keď si osvojíte základné princípy, stane sa vaším dobrým a verným pomocníkom. Držím palce a pamätajte – všetko je potom už len o praxi.

Kurzom v IT Learningu – SAP pre užívateľov I. získate veľmi dobrý a prehľadný štart.