Začínate podnikať a ešte ste nenašli správny softvér pre vaše podnikanie? Mám jeden tip, ktorý vás možno zaujme… Vytvoriť faktúru je možné aj v Exceli. A nie je to náročné ani pre začiatočníka!

Ako na to?

Poznám pomerne veľa ľudí, ktorí sa týmto spôsobom rozhodli vytvárať a evidovať faktúry a funguje im to. Teraz by som sa chcela podeliť o tento super nápad aj ja s vami. Naozaj to nie je zložité a potrebujete k tomu iba zopár základných poznatkov z Excelu. Absolútny základ stačí. Zvládne to aj úplný začiatočník.
Otvorte si program Microsoft Excel a postupujte podľa ďalšieho postupu.

Zvoľte záložku Súbor a v ľavom paneli vyberte možnosť Nové. Zobrazí sa vám obrazovka s vyhľadávacím poľom v pravej časti hore, do neho môžete vpisovať rôzne kategórie, či kľúčové slová. Vpisované výrazy volíme podľa toho, čo hľadáme. Hľadáme faktúru, preto tento raz napíšeme výraz: Faktúra.

Všimnite si na obrázku : v kategórií Faktúry sa nachádza 32 šablón. Tridsaťdva! Dobré, nie? Z toho už je čo vyberať.

Faktúra na mieru

Mojím favoritom je šablóna nazývaná ako Faktúra za služby. Obsahuje dva hárky.
Prvý hárok obsahuje návod ako postupovať pri používaní tejto šablóny.
Druhý hárok je už samotná šablóna faktúry.

Ako prvé si nastavte hlavičku faktúry. Logo, slogan, názov a údaje o svojej firme a takisto údaje o zákazníkovi.
Telo faktúry sa skladá z platobných podmienok, dátumu splatnosti, množstva, popisu, jednotkovej ceny, súčtu riadka, celkovej hodnoty a prípadne aj výpočet dane.
Dobrý tip je telo využiť na uvedenie čísla účtu, variabilného symbolu alebo ďalších dôležitých údajov.
V pätičke môžete napríklad poďakovať za využívané služby alebo uviesť ďalšie užitočné informácie (telefonický kontakt a pod.).

Využívané sú aj faktúry s penále. Pre prípad, že obchodný partner silne „zabudol“ na svoj záväzok voči dodávateľovi – vám a obchodná dohoda vám to umožňuje.
Tieto faktúry môžete ich totiž využiť na fakturovanie s úrokom, v prípade penále za omeškané platby zo strany zákazníka. Súčty sú počítané na základe funkcií.

V Exceli sa nachádza aj šablóna na Evidenciu faktúr. Pomocou tejto možnosti môžete jednoducho evidovať svoje pohľadávky. V tejto šablóne je možné evidovať dátum platieb, mená zákazníkov, splatné, zaplatené a nezaplatené sumy.

Čo vo faktúre meniť a čoho sa radšej ,,nechytať“

Názvy polí sa dajú v šablóne meniť, takže faktúru si môžete zmeniť na nepoznanie.
Ak sa vám nepáči farebnosť, môžete ju zmeniť. Na formátovanie by som si osobne dávala pozor – nezabúdajte, že v jednoduchosti je krása a neoplatí sa na zakaždým meniť štýl či veľkosť písma. Dôležitou súčasťou sú funkcie, respektíve výpočty pomocou funkcií. Preto pozor na to, ktoré riadky a stĺpce mažete! Môže sa stať, že výpočet bude ,,hádzať error“ alebo vypočíta nesprávnu hodnotu a to naozaj nechceme. Ak sa také čosi podarí, použite šípku „naspäť“ (prvý riadok obrazovky vľavo hore) alebo klávesovú skratku Ctrl-Z. Vráti vás do predchádzajúceho stavu.
A posledná rada – text vpisujte len do buniek, ktoré neobsahujú funkciu. Zistíte to tak, že kliknete na bunky a skontrolujete pole zvýraznené na obrázku.

Excel je veľmi dobrým pomocníkom pri rôznych situáciách. Je len na vás, ako sa toho zmocníte a zefektívnite si fungovanie, či už vo firme alebo doma.

Ak vás zaujíma, ako využiť Excel v súkromí, prečítajte si aj článok Excel = ideálny pomocník v osobnom živote v našej sekcii Blog zo sveta IT.